國成工業跳脫舊思維 傳產工業邁向資訊化世代

e化管理提升效率 流程明確溝通順暢

文：邱于倢

國成工業

發布時間： 2018-10-23 15:19:00

企業流程管理 進銷存管理 生產製造管理

       國成工業股份有限公司坐落於中壢工業區內，致力於人造橡膠及合成橡膠產業，並持續研發創新及改良，早期是以農業輸出日本起家，鳳梨、洋菇、蘆筍均為當時重要的產品。

　　隨著台灣經濟的急速成長與升級，加上與日方長期穩定的合作，公司的業務範圍也從簡單的農產加工逐漸升級為魚畜產品，更因為日方長期信賴關係的延伸，也與日本合成橡膠合作，於民國60年代引進人造橡膠，跨入石化產品。

國成工業目前主要事業項目為：

1. 生產／販賣精煉橡膠、有色精煉橡膠

2. 生膠化學品及碳煙

3. 出口精煉橡膠(黑煙膠)

4. 代客加工／代客開發

拋棄舊思維，精進有效管理

　　在未導入鼎新Smart ERP之前，國成工業已有在使用另外一套系統，但是在使用上不確實，以方便操作為主，並不考慮該動作是否合理，會不會影響其他部門的作業、因而產生了很多不正確的作法與觀念，不正確的觀念與作法會使公司在管理流程出現很多了漏洞，增加公司管理上的困難，且原系統無法準確控管庫存，所以希望藉由導入鼎新Smart ERP的過程將每一個關卡環節透過系統進行控管，讓公司整個流程更加順暢，各部門間搭配更加密切，發現問題時可以徹底解決，而不只是治標不治本處理方式，針對產品部分可以追蹤每一批產品的流向，人員部分可提升人員e化素質，最終達到工作效率提升的目標。

系統導入時所遭遇的瓶頸

一、存在已久的習慣與不正確的觀念和作法

　　在導入Smart ERP前國成已有使用另外一套系統，因此在導入的過程中舊有的習慣與作法成為新系統導入的一個阻力，在導入過程中大約有兩個月的時間是兩套系統併行，由於使用者習慣於舊系統中建立資料，因此在導入初期，於Smart ERP中所建立資料並不很完全，為了完備資料的轉移，透過顧問的輔導，慢慢灌輸主管與使用者正確的想法與作法。 
明確告知使用者，雙系統同時運行，耗時費力亦增加工作量，若資料於Smart ERP中都有建立，並經過主管審核無問題時才會正式終止舊系統登打，透過不斷的宣達來改正存在已久的習慣，透過系統流程來導正觀念，有了共同目標後才減少導入時所產生阻力並完成系統上線使用。

二、人員參與程度不足

　　系統導入過程中發現，少數使用者不常使用電腦，操作面較生疏，除了安排顧問到府教育訓練外，鼎新也有e-learning及大班課讓客戶自行安排上課，來提升人員的熟練度。另外若遇到問題時，也會透過電話或e-mail的方式來尋求解決之道。

三、工作效率提升、帳務更加準確

　　國成之前使用之舊系統，並非所有部門都使用，主要是採購、業務及後段財務人員在使用，故無法得知原物料實際的耗用量及領用情況；新系統導入後，部門與部門間透過系統的協助進行整合，各部門間的銜接點都會經過嚴格的檢核，可降低資料錯誤的機會，而前線部門輸入的資料可提供後勤部門使用，減少重工動作，提升工作效率。

四、 公司管理制度與流程確定、讓內部溝通更明確

　　導入Smart ERP之前，各部門只關心自己部門的事情，也不了解自己與其他部門之前的銜接，透過本次的系統導入過程，讓各部門主管與使用者更加清楚各部門的職掌，並了解與其他部門間的連接作業流程，發現問題時透過系統的協助了解問題發生原因，徹底將問題解決，減少治標不治本的狀況發生。

系統導入成功關鍵因素

一、管理者的認同與全力支持

　　黃邱普齋總經理於系統導入初期的誓師大會上明確指示所有部門同仁全力配合系統的導入，管理者的支持與決心，在導入過程中佔據非常大的影響因素。當部門間作業的分配與任務的指派發生問題時，主管需即時調整公司內部資源，給予即時的指導或支援。導入系統前會有不確定性及抗拒的心理，通常各部門間都會有自己本身堅持的立場，此時一定要有上級主管做當下裁決或提供溝通協助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

二、顧問和聯絡窗口間的配合

財會部門邱素靜主任在導入過程中，遇到任何問題，或者作業流程無法得到有效落實時，都會隨時發mail與顧問聯繫，在最短時間內一同討論出一個符合國成需求的作業方式，落實系統進度。導入過程中需要顧問與專案負責人間密切配合，除了流程討論與訂定之外，更重要的是在監督使用者執行的狀況，並回報問題，如此才有辦法及時協助解決問題，讓系統順利上線。

三、合理及有效的推行

邱素靜主任在導入過程中會隨時追蹤進度，落實執行狀況，並協助排除問題。在系統導入期間，每一輔導程序、每一個步驟都是成功重要關鍵。因此顧問在每一個輔導過程中，都會規範各相關單位所須完成之作業，並請負責人追蹤且落實相關進度。期待系統落實後能帶給管理者一個正確且全面性的資訊。

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