破解供需密碼！久大軸承以BI透視產業趨勢、精進成本與商機管理

文：謝鳳英

久大集團

發布時間： 2024-09-30 10:51:00

BI 數位轉型 應用價值

久大集團提供專業軸承生產、研發、販售服務，產品廣泛利用於自行車、電動自行車、家電、電動工具、電機、醫療、運動器材、賽車、半導體等領域，擁有豐富產業合作經驗，並致力協助客戶減少試錯成本、提高生產效率，尋求最符合使用者需求之解決方案。

為因應全球布局、產業拓展，久大軸承選擇導入鼎新BI來提升集團營銷分析管理，藉此統籌企業行銷、接單能量，並優化存貨與交貨流程，進一步改善毛利與目標達成率，全面提升產銷競爭力。

久大遇到的管理瓶頸

集團營運資訊需經人工整理、無即時數據可交叉分析

整體庫存無法一目了然，難預估備貨與未來需求、易造成庫存積壓

供應商擴增中，業務下單時需耗時取得品質、交期、價格等重要資訊

業務無法即時掌握價格變動，報價易有紛爭

使用EXCEL做客情維繫，無法快速掌握各面相之市場、產品資訊

鼎新BI的改善：決策訊息透明化、全面提升組織獲利能力

設定經營關鍵能力指標及指標樹，協助高層快速掌握管理重點

過去久大內部以人工製作報表，每月要等月底才能看到銷售業績，加上手工比對客戶交易頻率、下單量，資料量多時可能會有遺漏，故要檢討達成狀況頗具難度。導入BI後，原本的交易明細，經由系統轉化為有分析效益的多維度報表，集團各單位看到的都是統一、可向下驗證的數字，並由明確的指標支撐起集團目標，總經理從指標樹便能輕易得知，是哪個環節造成整體業績未達標。

「集團業績若有達標，決策層就不必一一花時間檢查各單位的數字，但萬一發生像是整體毛利率不佳時，我馬上能經由BI往下檢視，是哪個產品或客戶出現負毛利或低毛利。」久大集團總經理 林嘉芳說，原本必須掌握所有明細的管理方式，因為BI變得更直覺簡單，現在只針對不合格的異常檢討控管，可大幅減少高層反覆溝通的時間：「如果成長率為負，以前的做法是要先找出去年的訂單，再來對照今年到底少了哪些客戶，光整理資料就會花掉一小時以上，現在有了BI，資訊隨選隨看，跟業務單位也建立起數據統一的溝通平台，缺口有無改善都能馬上查驗。」

依產業、客戶特性規劃久大管理重點，提供引領性決策分析

久大軸承產品可應用範圍極廣，交易規模大至國際品牌年度採購、小至個人零售，客戶與購買品項若不善加分類，很難有效管理客情，故導入BI第一步，鼎新顧問便依據久大業務特性，量身規劃各種分析維度，諸如為客群詳盡定義產業別、新老客等，因產品應用廣泛新客開發尤其重要！如何讓業務人員更有動機開發新客需以久大經營特性製定新老客別，更可針對新客銷售趨勢，發掘能深入的產業或領域：

2023年產業新客家數分析 (僅為示意 非客戶真實數據)

圖說：以年度新客分類呈現各自產業別，能快速理解各產業新增客數與佔比。

年度產業趨勢比較(2022/2023銷量與毛利率)(僅為示意 非客戶真實數據)

圖說：同時觀察不同年度銷售量消長與毛利率變化，更有效掌握各產業(新老舊)客戶貢獻趨勢。

久大集團總經理 林嘉芳表示，為引導業務開發新客、或是賣新品給老客，會持續調整獎金考核標準，人資能利用BI中不同業務路線，快速算出新、舊客業績和獎金，利於實行各種績效管理策略；除此之外，從產業維度觀察，更能得到市場趨勢與個別毛利優劣，判斷是否要繼續深入這個領域，軸承應用的新產業很可能是市面上從未看過的產品，更需要依靠數據來研究投資報酬率、真正闖出一片藍海。

若產業經評估具發展性，行銷單位也可藉此有效分配關鍵字廣告資源，將費用花在刀口上，進一步還能分析哪些詢價是從官網而來？又或是從阿里巴巴或其他管道鎖定採購商品，掌握各分類客戶來源：「其實每個產業都有可能遇到大好大壞的時機，當他在谷底時，業務怎麼努力都不可能拿到訂單，所以我們開發客戶時會先以各種角度評估效益回饋，找出最有利的一條路，數據越精準，成功機率越高。」總經理說：「BI可以從訂單看產業、型號與種類，精準抓出高毛利、好入門的項目，避開市場已經氾濫的產品，我們再藉此趨勢開發供應商、訂定銷售策略，自然能做好商機管理。」

鼎新BI的改善：供需資訊即時化、統整最佳進貨時機與採購單價

藉BI監控異常交期的產品，讓進度透明、出貨順暢

久大軸承銷貨區域遍及全球，數位轉型前，各分公司、部門間訂單及出貨狀況不夠通透，加上集團整體庫存無法一目了然，容易造成業務與採購間的資訊脫節，引發缺料或積壓等風險。現在產銷會議會根據「on hand order 分析」與「採購預計進貨」追蹤訂單進度、保障如期出貨，避免任何環節落鏈。

「BI導入初期，大家或許不習慣新流程，我還會親自上系統盯這些報表，看看有甚麼遺漏，但現在業務跟採購都已經上手，大家順著軌道走，任何表單幾乎一天內都能處理完畢。」總經理表示，準交的改善已大幅提升客戶滿意度與回購率，讓久大集團的品牌價值更上一層樓。

統一品號與單價，全面實施cost down績效管理

一物多號是具規模的貿易商常會遇到的困擾，BI為久大帶來的改變，便是一場品號統整的革命。由於產業特性的關係，同規格的軸承可能會由不同廠商出貨，造成同樣產品因為相異製造商而具有多個品號，加上不同時間或不同分公司經手，也會出現各種相對應的單價，便宜行事的結果，導致積重難返。

據林總經理表示，曾從BI「價格評比」與「品號採購單價分析」檢視某產品，居然發現共有6種不同的採購單價：「BI給我們一個檢討成本的好機會，儘管保守一點的業務都希望保留舊品號，不敢說換就換，但經過無數次的溝通與確認，像是不斷驗證產品相似度、檢視客戶產品是否相容，已讓業務對不同供應商的軸承建立信心。」總經理說，因為牽涉到採購績效獎金，大大激勵採購主動參與，現在久大六家分公司都依照BI「cost down績效」的標準，同步整合單價與供應商、精進價格管理，在顧及產品品質的前提下，成本下降的幅度依然很可觀。

「過程其實非常不容易，品號這麼多，除了要劃分漲、降價的時間點，還要請採購一一議價、更換廠商，同時計算cost down的幅度是否能支撐獎金發放，若不是有BI交叉比對的報表，很難實現這樣的改變。」

除此之外，BI「供應商評比分析」呈現訂單過往之品質狀況、價格波動紀錄，讓新人業務及採購也能快速上手、篩選出最具競爭力之供貨廠商，有效提升久大集團經營利潤。

去呆滯、精庫存、不斷優化存貨彈性與配置

庫存管理方面，鼎新BI團隊協助久大定義呆滯天數、週轉天數規範，詳盡列出存貨等級及呆滯品，讓業務與採購可優先處理高風險品項，並利用BI「共同性商品名單」發掘同通路或同產業的銷售管道，篩出可再推進的客戶、找到吸收庫存的特定出口：「共同料分析提供業務單位準確的方向，聚焦銷售能量與商機、如果沒有這種名單輔助，許多呆滯料只能默默變成廢鐵。」總經理表示，由BI指標樹的變化顯示，可發現呆滯狀況在短期內已大幅改善42%。

鼎新BI的改善：透過數字掌握訂單趨勢、開拓關鍵商機

以訂單出貨比與銷售趨勢預估市場需求、調整接單能量

以往以人工處理營運資訊，僅能依零散數據推斷缺失原因，難以生成具體改善方案，現在透過BI分析未交訂單、訂單出貨比，掌握公司訂單現況，可推估出下兩個月業績和景氣，衡量是否有缺單危機，並透過「銷售價量分析」比較歷史同期銷售數據，供業務單位調整銷售步伐與策略。

「營收達成率分析」則讓業務自己知道還缺那些客戶？管理高層能藉由「近N月銷售趨勢分析」了解各單位現在的進度，依需求切換分析角度，如產業、通路、部門及業務員等，呈現銷售數量與金額等數值，為企業快速聚焦影響收益的主要原因，查看需要哪些輔助資源才能及時達標？再由「成長率」與「毛利率」評估組織整體體質。

有效防止舊客流失：追蹤下單週期、掌握回購頻率的變化趨勢

「久未交易預警」則是聚焦已過消費週期的對象，維繫穩定客戶關係、避免跑單。藉由前幾期的採購日算出平均相隔天數，自動推估下一次應下單的日期，並以警訊方式告知已過消費期的客戶有哪些。

「光是預防舊客流失的『消費週期分析』，一年就為公司守住約三百萬的訂單。」林嘉芳總經理說：「只要及時發現、主動關切，客戶幾乎都救得回來，但如果預警做不好，當業務自己查覺有問題時，客戶可能已經都變成競爭對手的老客了。」

從產業共用料、樣品、報價等面相挖掘商機，爭取所有潛在訂單

共用料分析除了可以有效降低呆滯料，同樣可以應用於商機開發，業務人員能藉由「共同性產品商機名單」和「同通路銷售明細分析」，找到從舊客開發新型號的切入點：如同為汽車產業客戶、生產類似的產品，會提供尚未購買品項之相關清單，協助業務同仁客情維繫時，可鎖定更精準的目標挖掘新商機。

久大也經由BI顧問的協助，從各種維度抓出易於推進的業績，諸如每月檢討的「樣品訂單追蹤」與「報價未成交追蹤」，當業務尚未達標時，可先關注已經送樣或報價卻未下訂的客戶，跟催採購進度，這樣的作法成功率高且最有效果，通常都能將營業額的缺口迅速補齊。

久大集團透過BI制定年度目標，掌握公司整體營運狀況與市場趨勢變化，適時依需要調整策略與營運計畫，確保執行符合預期方向，經由各種營運數據，讓決策層、業務與採購人員能聚焦問題、持續優化流程，階段性年化效益高達1,264,800元。

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