落實策略指標，全面提升企業績效管理的效率

文：朱亞蕾

喬越實業

發布時間： 2018-09-07 11:35:00

誠信服務顧客、積極開發市場

　　喬越實業成立於1995年，迄今已逾19年，主要經營項目為全方位電子膠材應用。在總經理楊天祥先生帶領下取得國際知名第一品牌－美國道康寧矽膠產品大中華區經銷權，提供電子業專用矽膠行銷。目前在台北、台南、東莞、昆山、成都、廈門均設有分公司，貼近客戶的即時服務為目的，並讓客戶能獲得最充分的材料供應。因應電子膠材的廣泛應用需求，喬越服務應用的行業，包括汽車電子、電源、被動元件、導熱應用、LED封裝、LED照明、半導體器件封裝、顯示器、太陽能電池以及電源供應器，電腦，筆記本電腦等，在各專業領域均獲得高度成長及業界客戶的肯定。

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企業經營資訊及時掌握，即時關心

　　商業智慧是用來協助企業主管從如雪堆般的資料中，萃取出主要有用資訊，以便主管做出明智經營決策的工具。對企業來說資料唾手可得，但因為資料維護方式差異，或各部門對資訊有不同的定義，往往使得不同的解讀者對其資訊的準確度而有所存疑，甚而影響到要報告什麼數字、以及如何報告。藉由鼎新BI商業智慧系統，提供企業各部門統一的資訊平台，喬越制定出集團績效的一致性衡量定義，能讓各部門主管於BI系統中獲得定義一致、及時性的績效資訊，而進行正確的決策。

　　財務部康麗萍經理表示；「上線一年多年，透過BI系統管理報表定期定時發送集團業績績效，能及時了解業績狀況，進而透過前線業務單位，了解是否有主要客戶漏單。而業績管理主要仍是以業務單位為主，財務部則是定期透過BI關心費用耗用狀況，是否在預算控管內。」康麗萍經理進一步說明：「目前由BI所提供的經營績效資訊，也會定期發送給總經理，使總經理能及時掌握集團績效。」李明聰副總補充：「現在不需要收集資料，可以每天都看到企業資訊，隨時可以進行討論。不用像以往要開會前才開始收集資料進行分析，到那時就已經來不及補救了」。

化被動為主動的管理資訊，優化工作效率及品質

　　客服部魏淑玟副理說明：「以前每天都要記得在幾號要進ERP跑哪幾份報表。現在導入鼎新BI後，變成了時間一到，報表資訊會自動送到門口(電子信箱中)，不看都不行。」喬越BI系統導入過程中，魏副理是主要負責實作管理報表格式及客服、業務跨部門管理資訊需求的協調者。副理描述：「導入鼎新系統之前，必須在OUTLOOK設定警訊器，提醒自己每月5號要提供給業務員資訊，每月1號就要進ERP系統製表。往往需求單位每次都需要等待30分鐘的製表時間後，才能收到每月的統計資訊。」

　　現今透過鼎新BI系統與TIPTOP ERP連結，定期將資料統計彙整，需求者的管理資訊格式經過製作後，BI系統便可定期MAIL OUT。「所有需求單位者，在固定時間皆可同步收到，現在不會有人在追報表產出。收到MAIL加以查閱，若遇到資料異常進行討論後，再調整統計條件，即可有充裕的時間準備每月報告內容」。

　　BI系統主要功能進行資訊蒐集統計外，另一功能則是用於資料檢核，確認前端系統輸入的資料其正確性及一致性，才能確保資訊分析時的完整性。副理表示「透過自動化派送，每天早上都可以收到錯誤單據資料的提醒，可以立即與物流單位聯繫，於ERP中進行資料修改，不需要等到月底財務結帳時，再進行回憶當時錯誤原因及如何修正。」副理補充：「若現行收到BI寄發檢核MAIL，打開夾檔發現內容是空的，是令人開心的，表示流程無錯誤的資料，可不用進行處理。」康經理同步補充：「以往都是月底結帳前，財務部協助檢核前端子系統資料。現在每天都會自動檢查，提早處理，如此提升結帳速度。以往每月10號完成結帳，現在是7號，朝目標每月5號邁進。」

透過KPI，達到有效管理企業的目標

　　管理大師 Robert Kaplan及David Norton說：「如果您不能對它進行衡量，您便無法管理它；而若您無法量化它，便不能衡量它」。因此，企業需透過可量化的 KPI(關鍵績效指標做衡量)，以尋找企業的永續及最佳化利潤。喬越管理層在民國96年時，便引進BSC平衡計分卡管理理念，並且逐步規範四大構面下可量化的指標。李明聰副總特別說明導入鼎新BI的源由：「在導入鼎新資訊系統前，就已經進行手工EXCEL統計KPI。以前實際數據是在每此季會議前，透過同仁花費3~4天收集彙整實際數據，再經由專人維護KPI EXCEL檔案。」「在鼎新展示企業E化的整體方案時，了解鼎新有KPI資訊系統，因此決定與鼎新合作，並且同步規劃BI系統導入。」

　　過去無系統時，一季才能進行一次指標落實的檢討。現在KPI系統導入上線一年後，可以每天早上知道月指標達成的狀況，隨時掌握經營狀況。若有任何異常，也可以提前反應對策，而不用再受限於月底或季底地落後式檢討。喬越現今透過儀表板監控企業關鍵績效，企業內部的同仁具備運用儀錶板的執行力，配合願景藍圖，使得喬越整體能同心協力的達成經營目標。

E化沒有盡頭，只有不斷持續前進、精進

　　喬越在BI上線一年後，副總分享：「企業E化並非如此簡單，非是1年內即可全部建立完成。需求是會不斷提出，許多商業行為分析都是可以透過BI撈取資料統計。」，同時期望「業務同仁能逐漸取代定期派送，而能對資訊具有自主性，能具備分析角度交叉比對的置換能力。」並且認為：「系統建置後，必須要常常用於工作上，並能從中獲得成就感時，更能積極操作使用，進而讓系統對使用者是一項有助益的工具。」

下一階段管理資訊優化及全面落實

　　現階段喬越BI系統整合了集團銷售、財務、庫存、採購、客戶商機等資訊，已達到階段E化導入階段目標，替部門主管節省了許多蒐集的工作時間，而將時間致力於資訊的解讀及對策。下一個階段康經理預計導入鼎新資金預估解決方案，主要在掌握喬越集團資金運用時，對匯率能事先進行模擬配置。而副總則將規劃總經理的個人戰情室，透過大型螢幕及BI一頁式面版功能，提供總經理於每日可快速掌握系列產品的業績、毛利，集團下各營運中心的經營狀況。讓集團整體由上而下，由內而外將經營資訊具體化、指標化，朝集團目標前進。

▲感謝《喬越實業》接受鼎新電腦專訪。
左起二：喬越財務部康麗萍經理、李明聰副總經理、謝佩娟副理、魏淑玟副理。