凡事康流體明確組織定位，落實管理制度

文：蔡慧君

凡事康流體

發布時間： 2018-08-29 18:31:00

企業流程管理

凡事康流通 面對成長不得不變的系統管理思維

　　凡事康在水處理領域裡的技術與服務一直是客戶的滿意信心來源，十餘年來，內部經營管理都延用一套個體開發的進銷存軟體，可隨時依據內部需求進行系統調整。但隨著市場需求與反應門檻越益升高，就算是傳統製造業也必須能夠更即時、更準確的回應顧客需求，加速內部作業處理與溝通等組織運作，因此，數年前凡事康開始尋求相關資源供應廠商，欲導入適合本身體質之ERP及相關管理產品。

　　凡事康花費許久時間評估當時市面上的資訊軟體廠商，經多方面審慎思量後，信任鼎新電腦經過長期發展與通過市場考驗，決定導入鼎新Workflow ERP系統，也一併選擇整合性高且穩定的鼎新EasyFlow流程管理系統，將內部表單簽核流程全面電子化，希望可以透過系統協助，落實內部流程與制度管理，由凡事康管理部經理蔡金樹先生(以下簡稱蔡經理)及人事副組長陳振泰先生擔任專案負責人及主要執行系統導入的任務。

運用系統整合，落實組織階層，明確組織自我定位

　　凡事康剛開始導入EasyFlow系統主要目的，是與鼎新ERP系統的單據整合，能夠輕鬆銜接，減輕人員loading，故先鎖定導入單量較高的採購模組與訂單模組相關單據，依照公司核決權限設定至EasyFlow系統自動傳簽。

　　同時，凡事康也採用鼎新的M-Business進行行動簽核及公司內部資訊的取得，打破時間與空間的限制，透過手機可即時獲得需要的訊息。當表單需簽核時，也可即時透過手機簽核快速回應與決策，提升決策與行動效率。

　　就像是業務單位原本的客戶報價單由客戶回簽後只存放於文件夾中，沒有明確的報價權責與制度，但在導入EasyFlow系統時，相關主管針對報價制度與簽核流程明確訂定出來，並透過EasyFlow系統落實核決權限，主管即使外出也可直接透過手機進行核決。除了免去人工送簽的困擾，希望藉此將流程透明化，職責權限畫分明確，組織運行也更順暢。

　　以往組織在員工心裡就是一張組織架構圖，難以具體呈現，導入EasyFlow系統後，員工對於公司組織結構定位更加清楚，因為EasyFlow系統主要由組織流程應用，使組織中各單位所擔任職掌更加明確。若能再應用績效考核管理，擬定各單位KPI，落實流程管理，更加明確定訂組織目的，不會再有工作模糊地帶，過去互相推責或未界定工作事項等狀況也將不再發生。

　　管理部蔡經理提到：『EasyFlow系統導入上線後，改變了原本管理模式。除了組織、階層更明顯，每個人在組織自我定位更明確，流程重點能夠明顯顯現，進而落實內部管理制度，讓管理制度不再只是口號。』

　　EasyFlow系統使用效益在上線後立即呈現，流程可隨時追蹤查詢，資訊回覆也更即時，也因為EasyFlow系統上線而讓內部流程不足的地方更能明顯顯現出來，進而引動內部人員主動溝通與調整相關作業流程。例如在國內出貨流程原先內部出貨處理程序常常因為雙方認知有差異而發生衝突，後來因為系統上線而重新規範與訂定實際出貨標準程序與流程，透過EasyFlow系統設定後自動執行相關流程，相關人員皆依照標準流程進行。

深化應用，建構內部組織資訊網

　　在EasyFlow系統導入時，管理部也開始著手規劃與進行e化內部紙本表單與流程，上線表單包含對內部管理很重要的每月人員績效表、每月人事單位需耗時蒐集的請假單\加班單、紀錄會議重要事項的會議通知單、透過系統自動發布的管理部電子公告單等相關重要表單電子化。

　　對凡事康績效考核與獎金制度很重要的每月人員績效表，原本是每個月都要靠紙本傳遞與人工整理，耗費人力工時處理的表單，常常逾時。現在透過EasyFlow系統直接填寫表單與內容，將表單送出後由系統自動傳簽，最後經由負責單位透過系統將績效考核結果匯出EXCEL，資料即可直接利用或產生相關報表。

　　另一張紀錄會議重要事項的會議通知單，在每次會議結束後，將當次會議重要決策與待辦事項紀錄於表單中，並透過EasyFlow系統通知會議相關人員作為依據。相關人員可隨時透過系統查詢會議通知單未完成待辦事項，也成為之後行動與決策重要依據。

　　運用EasyFlow系統做為內部管理機制的基礎來源，將原先許多無法量化或不易搜集的資料，藉由EasyFlow系統讓使用者將資訊記錄在表單上，相關管理單位不需再自行人工搜集資訊，可利用表單記錄自行匯整、統計，達到更佳的管理效益。

　　管理部蔡經理更提到：『EasyFlow Power很大，應用範圍可無止盡延伸，透過EasyFlow系統可將內部各組織部門構成緊密的內部資訊網。』 
根據系統統計目前使用表單電子化使用狀況，成果如下清單：

▲表單使用狀況分析表(資料來源：凡事康流體科技)

著重溝通與教育訓練，有效應用鼎新資源

　　在開始導入鼎新系統後，凡事康因應資訊系統導入專案而成立專案上線小組，成員中主要Key Man有生管副理徐祥亮先生、財務副理林麗瑛小姐、人事副組長陳振泰先生，皆具有高抗壓性與積極度的特性，其中財務副理林麗瑛小姐有導入經驗與財務背景，對導入過程幫助頗大。

　　各部門種子人員除了本身的工作需完成，還有導入專案賦予的任務要同時進行，一開始分身乏術，員工開始出現不適應、不願意配合學習等反彈現象，甚至還有人因排斥而離職。管理部蔡經理與小組成員因而密切重視各部門實際導入狀況，與各部門隨時保持良好溝通，即時協助與解決各部門問題。

管理部蔡經理也分享鼎新系統導入成功的關鍵因素，如下：

1. 與鼎新顧問保持密切與良好互動: 因每間公司流程與狀況不同，一開始先讓鼎新顧問充分了解公司內部流程，再藉由鼎新顧問依據過去輔導經驗提供解決方案。

2. 充分學習與討論:凡事康除了指派人員至鼎新上面授大班課，也規劃員工在公司內部一起透過elearning學習，盡量排除個人或工作因素共同學習，在學習過程中大家互相討論，課程結束後也定會透過實機操作驗證學習狀況。

深化應用資訊系統，E化之路永無止盡

　　凡事康目前已完成ERP整合表單電子簽核與自製表單開發，後續管理部將繼續規畫其他進階表單，鼎新顧問也建議凡事康後續可再將日常管理或異常管理相關的表單應用至EasyFlow系統中，舉凡工作日報表、客訴單、矯正預防措施等表單。

　　日後可運用EasyFlow資料統計分析，選取關鍵欄位等資料作為分析來源，讓管理者能夠依據資料進行內部流程檢討會議或進行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調整內部作業流程，朝深度使用方向進行，未來將繼續朝向企業資訊化，將資訊化範圍擴及至專案進度控管、生產進度控管、客戶關係管理等層面繼續邁進。

　　未來凡事康更可以因為全面資訊化這樣的好基礎，可以在各方便取得起跑優勢，鼎新也將持續站在輔助的角色，提供良好的E化顧問諮詢。

▲感謝凡事康接受鼎新電腦採訪。左起為人事副組長陳振泰先生、鼎新電腦中南區整合輔導事業部顧問經理黃子豪、
凡事康管理部經理蔡金樹先生、鼎新電腦EasyFlow顧問師陳杏君、顧問師蔡慧君。

企業簡介

　　凡事康流體科技股份有限公司(以下簡稱凡事康)創立於2000年，從事水處理設備、各種濾芯耗材之生產製造與銷售。提供給顧客各種水處理設備之產品與零配件，透過資源累積與整合，建立企業優勢與競爭能力，並持續投入研發，以提昇產品品質、市場競爭力與客戶滿意度。積極朝專業製造廠商提昇一貫性之服務品質，創造客戶與公司之雙贏利潤。

　　凡事康持續的研究與開發，組織包括行銷、研究與開發、製造與創造，擁有R&D團隊部門，並有專業製造器材的實驗室，充分地顯示它的堅固製造能力；另一投資在過濾器製造業中，開發各種的過濾器，凡事康在市場提供OEM與ODM服務。

　　凡事康成立迄今，在水處理領域裡之技術與服務一直是客戶的滿意信心來源，更努力締造中小企業創業成功的典範。為了符合全球對品質管理的潮流與要求，凡事康毅然導入ISO 9001：2008品質管理系統標準來建立本公司的品質管理系統，期望系統標準化的管理能健全制度、提昇快速服務品質水準，更能提供滿足本公司客戶需求的最佳選擇。更多資訊請至：http://www.fluxtek.com/

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