彈性運用管理報表，提高資金運用效益，監控企業營運效能

文：陳柔澄

睿普工程

發布時間： 2018-08-29 18:38:00

為國內環保和工業產業提供專業服務

　　睿普工程股份有限公司成立於2001年，睿普為美國上市公司Thermo Environmental Instruments Inc（現改名為Thermo Fisher Scientific），與德國Siemens PI2 Process Analytics 等一級品質及歷史悠久分析儀器製造廠之台灣獨家代理商，並同時代理其他知名歐美品牌分析儀器及系統軟體，藉由原廠直接技術支援，配合睿普經驗豐富的工程師群及專業技術人員提供技術諮詢、設備銷售、系統規劃施工、售後服務及操作維護等項目，主要服務客戶對象為環保和工業產業。營業領域為分析儀器相關專業，涵蓋系統整合、操作維護技術服務等主要分為工業儀器部門和環境工程部門，除可提供監測儀器應用於環境科學、工業安全、工業製程監控及毒化物緊急災害應變等領域外，還提供設計規劃於儀錶管線站房施工，另有組裝取樣系統、資料處理系統服務等。分析儀器之客戶群：國營事業單位（中油、台電..等）、研究單位（工研院、各公私立學院..等）、環境保護單位（環保署、各縣市環保局..等）及私人公司(台塑集團、台苯..等)。監測系統之客戶群：台北市環保局「新設空氣品質測站計畫」、高雄市環保局「空氣品質自動監測站操作及功能維護計畫」..等。製程分析設備之客戶群:如中油、台塑…等之GC/MS和CGA規劃設置..等。

尋找符合專案管理的資訊系統，解決基層及中高階層的資訊管理痛點

　　睿普工程產業商業模式，從業務與客戶洽談開始就需要幫客戶做專案需求規劃預算紀錄。業務提報報價單給客戶前，需先將專案預算成本表送交業務主管審核，主管核准後才能給客戶報價。一年約有3、4百個大小專案，大專案工程期有的長達2~3年，小專案平均大概也都要4~6個月。專案的請購、採購、出貨、收款..等進度以及專案成本、費用、利潤..等細項工作的執行狀況了解及進度追蹤，缺乏一套有效率系統協助管理。各單位幾乎都需要靠Excel人工維護收集專案所需的紀錄及產出管理報表，Excel檔案維護耗時費力，容易出錯，能提供分析的內容有限，資訊提供落後，管理不夠即時。經審慎評估後，選擇與鼎新合作。鼎新協助規劃具有專案管理功能的 Workflow ERP系統及搭配V-Point EIS主管決策系統。希望透過ERP的專案系統功能，把專案交易過程中每個重要的環節資訊完整的紀錄。藉V-Point系統與ERP系統的整合功能，各單位所需的管理報表資訊可以經由V-Point系統協助產出，希望能脫離人工整理維護Excel的噩夢，提升員工的工作效率，讓管理經營層主管能隨時取得即時的管理資訊，提升決策速度及管理績效。

謹慎規劃，確保系統上線成功

　　楊月寬會計師對工程業的帳務流程及ERP系統導入都有豐富的經驗，總經理特別指派她擔任此次睿普工程Workflow ERP及V-Point專案的PM工作。楊會計師說：「一般導入ERP系統時，常為了求快速上線，導入過程往往只會著重在日常作業的SOP流程設計，通常會忽略未將管理分析需求報表內容納入ERP 的SOP流程的規劃範疇。往往在ERP上線後，開始需要看一些統計分析報表資訊時，才發現管理者分析管理報表所需的資訊在ERP有遺漏。好不容易ERP才剛上線，又要二次優化重導，將缺少遺漏的資訊重新檢討修訂 ERP SOP流程的窘境」。會計師身兼兩個專案的PM，在ERP導入初期已盡量規劃預防，但還是有一些細節，例如：睿普多數的分析資訊都需要靠專案代號做串聯查詢，但ERP剛上線各單位並未落實維護專案代號，直到使用BI設計以專案代號做分析管理報表時，常會有專案資料維護疏漏或維護錯誤的問題，要再三叮嚀請各單位配合正確維護後，才順利取得正確的分析資訊。V-Point系統是中高階決策層取得經營管理決策資訊的最佳資訊平台，ERP系統是這些資訊提供的來源系統，兩者緊密相關。未能審慎完善的規劃，求快的結果反而是事半功倍，這個重要觀念一定要在ERP專案啟動初期就讓所有的專案成員充分了解，方能確保ERP及V-Point系統都能順利上線成功。

　　V-Point專案導入過程，透過鼎新專業的BI顧問師的引導，將需求題目做為實作教育訓練的題材，在顧問師循序漸進的引導下，很快就能學會如何活用工具設計所需的分析管報的技能。楊會計師說：「我沒有IT相關的背景，初期會先觀摩顧問課堂上協助教學設計完成的需求報表範例學習，先學習簡單的修改，再練習新增新的需求分析模型及報表，多練習幾題需求後，就越來越上手了。我本身對ERP資料流程很熟，與各單位主管討論需求後，很快可以協助設計出各單位所需的分析管理報表。透過這個專案的過程，不但順利協助公司推動V-Point專案順利上線，個人也多學會了一項專業技能，我個人從這個專案過程獲得很大的學習成就感」。

V-Point 系統成功上線，提升人員工作效能

　　從2010年8月~2011年已經將把各單位主要的分析報表改用V-Point系統設計取代，從2012年開始已全面完成上線。楊會計師分享一些已開發上線的分析管理報表如下：

專案總表及結算明細表--精準掌控專案執行績效

　　睿普非常仰賴專案執行流程控管，所以利用專案總表來查看報價、接單及實際執行各階段的專案收入、成本(費用)、毛利、應收帳款收款、毛利率、收款達成率並比較各階段的收入、成本、毛利之差異率…等資訊。結算明細表可查看明細項目的接單時的數量、金額及最後結案的實際數量、金額的差異狀況。以往人工維護整理這些資料，每月至少要花10個工作人天，且結算過程中，若任一階段資料變動過，所有人工Excel資料都要逐項調整，故常會有人為疏忽或調錯的狀況。現在透過V-Point系統，ERP資料只要有修正，報表只要按下重新整理，分析資料就會呈現最新結果，不僅V-Point系統與ERP資料整合的功能效益十足，透過V-Point MAIL OUT派送功能，主管們可以定期收到派送報表或隨時連到系統查看專案執行績效，再也不用再擔心人為維護Excel疏忽造成錯誤資訊影響決策判斷的問題了。專案總表及結算表是專案工程業最難精確難掌控的資訊，透過鼎新ERP及V-Point系統的導入成功，決策層終於實現隨時可以取得各公司別、專案類型別的專案各階段的執行績效資訊的願望。

資金預估表--加強營運資金管理及提高資金的運用效益

　　睿普有許多大型專案工程期平均都會超過2、3年，大型專案又是公司主要的營收來源，所以資金預估是決策層非常關注的管理重點。以往財務主管每月要耗費約3個工作天人工處理ERP與資金相關的資料，匯出Excel人工彙算整理，尤其是大型專案的資金預估資料，只能靠業務單位從Excel資料整理提供的數字做預估，資金預估的準確度約只有70%，且因為是人工編製資金預估表，通常最多只做到最近3個月的資金預估。配合ERP的專案預估系統上線，透過V-Point系統取得大型專案的資金預估，結合ERP其他相關作業資料直接從系統產生資金預估表，不但讓資金預估的準確度提升到85%，且主管隨時都可以從系統查到最新的資金預估表，需要查到未來3個月或6個月，甚至1年的資金預估的資料也都沒有問題。

透過資訊系統自動化管理機制提升整體營運績效

　　以前經常會有專案請購單主管遺漏未簽核，或者是採購交期已逾期未交貨，未能即時跟催，影響專案的工程進度，目前已經針對這些流程管控點設計異常檢核跟催報表，每天自動MAIL OUT派送提醒相關人員，系統主動提示異常待辦事項，大大提升人員的工作績效。又如過往採購單位每月至少要花3個工作人天，維護統計品類採購品項數量及金額提報原廠。現在隨時需要，立即可產生統計報表，透過V-Point系統讓睿普各單位主管都享受到主動式管理的便利性。睿普工程張鍾祥總經理說：「在訊息萬變的競爭市場中，每個企業決策者都應該掌握公司即時的訊息，運用經營管理報表，隨時做出正確的決策。導入V-Point系統後，主管們可隨時掌握即時資訊，透過資訊系統自動化管理機制提升整體營運績效，達成目標，邁向永續經營。」

持續優化管理報表應用深度，提升企業競爭力

　　透過V-Point系統導入上線已讓睿普的資訊系統與管理實務應用互相結合，睿普工程的產業別大型專案常有跨年度的問題，現行成本採用工程業全部認列法，用「在建成本」科目累積相關成本。目前已著手計畫要改採行完工比例法，待前端ERP流程細節都已經完善後，相關的V-Point管理報表也將配合修正改版。企業經營的多變是常態，透過V-Point系統上線成功的經驗，睿普目前已經能靈活應用V-Point系統，未來將持續定期與各單位主管檢討找出關鍵的管理需求議題，進行優化分析報表內容。決策層有信心將V-Point系統應用落實成為各單位主管的最佳決策工具，讓睿普的決策管理能力及企業競爭力更上一層樓。

▲感謝睿普工程接受鼎新電腦專訪。上圖由左而右：睿普工程張鍾祥總經理、
楊月寬會計師 (陳柔澄攝影)