法商英欣公司HR在地因應，人資資訊化大躍進

建立透明稽核機制 有效管理並提升作業效率

文：謝惠珺

法商英欣公司

發布時間： 2018-11-05 18:28:00

一例一休

       坐落於高雄大發工業區中的英欣股份有限公司，是法商Imerys 集團100%持有之子公司。Imerys為全球性礦產領導企業，子公司遍佈超過50國，據點更多達250處，針對如此龐大的集團企業，資訊化的管理刻不容緩，各子公司的稽核管理也正在逐步落實。

　　鏡頭聚焦回台灣大發，英欣公司於1995年成立至今，一路穩定發展，年產量約40,000噸，產品主要應用於紙用塗料原料，目前主要供應臺灣造紙大廠中華紙漿股份有限公司大樹廠。此外，亦應用於塑膠及橡膠製品之原料。

　　而針對法國總公司對於各地人資系統資訊化的要求，英欣評估了台灣各家廠商，於2016年開啟了與鼎新HR系統的緣分...

集團公司資訊化要求 稽核機制建立

　　「法國總公司對於各分公司的計薪系統主要的要求是能夠達到資訊化與稽核的管理，稽核對於我們公司來說是很重視的。」第一次接觸英欣時，人資系統主要負責人員婉玲就很清楚的說到本次導入專案的主要目的。

　　母公司希望藉由HR資訊系統的導入，能夠使得薪資結算不再以"人制”為主，應該捨棄對於Excel或紙本人工統計的依賴，確實做到系統化管理、資訊透明即時、出勤與薪資紀錄完整確實。更重要的是母公司人員可隨時稽核資料，且特別注重薪資計算後，審核與轉帳的處理，必須透過權限設置，避免任何人為調整的機會；並且透過簽核，嚴謹卡控與自動化處理加速資料處理的效率並且達到內控制度控管。對於這樣的需求，鼎新在售前就先了解客戶真正的需求，並且先規劃了相對應的解決方案。

　　透過鼎新團隊的努力，導入期間順利於售前評估成本範圍內完成各項功能，調整系統達到了以下效益：

1. 因母公司要求須嚴格控管薪資資料的正確性與機密性，故調整系統於薪資計算後必須經過財務主管與廠長之兩道電子化簽核關卡，才可進行薪資轉帳操作，透過多關簽核之權限控管，使薪資計算多一份保障。

2. 為避免人為因素或蓄意異動銀行帳號，故設計異動銀行帳號之簽核機制，杜絕惡意調整或錯誤的可能。

3. 因應母公司即時且嚴謹之稽核需求，增加薪資前後月份比對報表，提供母公司清楚透明之稽核資訊。

　　透過上述清楚且嚴謹的薪資管理機制，可使母公司準確的掌握薪資資訊，也落實資訊系統的管理效益。而過程中遇到的種種問題，也因為有鼎新團隊的支援，得以使得整個專案進度進展順利，「鼎新HR服務團隊有耐心的協助我處理操作相關問題，特別是客製的部份，也都很即時的排除使用上遇到的狀況。」這也是HR系統上線後，婉玲對於鼎新服務團隊的肯定。

提升例行考勤結薪作業效率

　　透過顧問的輔導與婉玲的全力配合，HR系統的導入僅用了3個月的時間，即順利上線計薪。系統導入後，有效地將以前須人工作業的流程省略，著實幫婉玲省去許多作業時間，大大提升工作效率。

　　例如，因應產業特性，公司有輪班人員需求，也會有輪休、停機休、多休少休的天數問題，以前都需人工統計與結算，目前透過系統排班流程、薪資公式的彈性設定，能夠精準的完成排班，並結算員工休假天數，也都減少了人工作業計算的時間，顯著的提升例行事務上的管理效率，使婉玲能夠有更多的時間來安排其他工作。

　　又如，透過系統化計薪結算，除了節省作業時間、提升作業效率外，也能精準計算，減少人為或Excel作業上的錯誤。導入薪資驗算過程中，就曾經發現過去計薪或是勞健保計算上的小誤差，現在透過鼎新HR系統的精準計算，正確率100%，讓婉玲於計算薪資時也放心不少。

上線前後效益比對表

提升一例一休法令快速因應能力

　　2016年12月23日，因應台灣一例一休法令實施，各公司人資人員手忙腳亂之時，鼎新也早已安排相關資源與系統因應，透過鼎新提供的客服與課程資源，以及2017年初安排的一次顧問輔導，鼎新協助指引HR系統對於一例一休制度中，加班費與特休設定之因應，婉玲很快地即可自行使用系統對應，正確計算加班費，也掌握新制特休所需之相關設定，一例一休法令的銜接，完全不用擔心。

　　提及特休，英欣的特休制度頗為特別，採用兩種制度並行，早期進入公司之員工使用曆年制計算、近幾年進入公司的員工則改用個人周年制計算，也因此，每年需人工統計員工當年特休，並且紙本假單紀錄與維護，這些繁雜的作業流程，也於導入系統後不復存在了。不僅兩套特休制度可同時由系統自動計算，因應一例一休新制特休之邏輯，系統除了快速因應調整之外，也增加了個人周年制的每月結算功能，減少了使用個人周年制的公司需每月執行結算的煩惱，讓婉玲也對於未來法令的異動十分放心。

合作關係建立 導入成功因素

　　導入過程中，婉玲高度的配合，以及財務主管彭經理給予的支持，是重要的成功關鍵，除了婉玲都於約定時程內協助完成各項工作、彭經理也安排所需支援外，兩位也給與鼎新很大的信任，對於程式調整需求確認、溝通也都盡力配合。過程中，曾因為英欣內部網路權限控管嚴謹，資訊系統統一由新加坡資訊單位提供協助，導致鼎新人員安裝部份設置與連線不易，也都因為彭經理、婉玲以及英欣資訊人員的協助，才得以排除萬難，完成系統設置。

　　總結導入過程，英欣能夠如此順利導入與上線，可歸因於以下幾項成功因素：

1. 售前對專案的了解與完善規劃評估。

2. 導入顧問與專案成員之配合程度。

3. 高階主管支持與參與。

4. 鼎新服務團隊的即時支援與熱情服務。

　　目前英欣正持續穩定的使用鼎新HR系統，也對於鼎新給予正面的評價，對於鼎新顧問與服務團隊而言，能夠提升企業作業與營運效率，並且獲得客戶滿意的笑容，即是導入專案的最大回饋與成就感了！

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