宏櫂實業大刀闊斧直擊庫存問題

不只品質最好，交期也要最快！

文：周敬傑

宏櫂實業

發布時間： 2018-10-26 09:46:00

公司發展勇往直前，體質改善內化控管機制

　　宏櫂實業股份有限公司成立於2007年，從母公司利保國際獨立出來已近十年，當時秉持著精益求精的精神，為了專注推動環保及無汙染環境，於彰化縣和美鎮成立了「宏櫂實業股份有限公司」，主要從事生產TPU淋膜貼合及熱熔膠膜相關產品。這期間投入了大量的研發與嘗試，最終開發出以功能性強、品質穩定的特色商品。秉持著創新、環保、永續經營的企業文化，宏櫂以穩定的品質，專業的態度及謙虛的服務理念來贏得客戶的信賴。

　　宏櫂所生產之TPU薄膜及熱熔膠薄膜產品具有優良的物化性，耐磨、耐候、環保無毒可回收分解之特性，廣泛的應用在運動器材、紡織品貼合、服裝、鞋材、袋材等各種產業。目前更積極開發各式複合材料及無車縫衣物適用之熱熔膠膜，以及防水膠帶(單層、雙層、3層)與裝飾膠膜系列。而其獨有的彈性膠種，具有彈性好且輕薄的特性，可用於各式運動服飾、彈性內衣、護具、手機/MP3臂帶等多項產品。

　　隨著發展不斷擴張，內部的企業體質、流程控管的機制卻逐漸的跟不上公司的發展；各部門之間缺乏整合性的資料交換，經常使用大量紙本作業，衍伸大量資料收集的重工問題，種種狀況造成行政效率不彰，且不同人員之間的資料查詢無脈絡可循；另一方面，倉庫空間的不足與各種成品的性質接近、外觀近似，開始浮現出倉庫料帳不符的狀況。

　　面對公司成長必經的陣痛與長考之後，總經理決定導入管理系統，一舉面對跨部門整合與庫存混亂的狀況。正因為這樣的因緣，促成了宏櫂與鼎新的合作。由於過去沒有ERP系統，各人員獨立打單，甚至報價單就有多種格式；庫存帳則由倉管獨立控管，但業務出貨時沒有與倉管對點，也間接地影響了庫存的準確性。再者，資料欠缺整合性的串接，無法產出正確的管理報表，也無法作為經營管理方針的參考依據。

　　有鑑於塑膠產業變化大且機動靈活，高層深知改變是必須的，因此決定迎向挑戰，全面導入系統。考慮鼎新於塑膠行業多年的深耕，產品整合性完整，且面對各種產業特性，皆有多樣、完整的解決方法。因此選擇鼎新Workflow ERP作為全面導入的系統，希望透過鼎新系統，讓企業流程更順暢、資訊更即時、報表管理更迅速。

管理挑戰

舊ERP系統於流程間無卡控機制，造成許多人為錯誤。
產出報表不正確，無法作為經營管理方針的參考依據。
品號編碼不明確，餘料(混料)難以管理。
跨部門之間的資料整理大量，重複登打的狀況嚴重。行政效率不彰
成本計算費時耗工，各部門提供的單據又必須花大量時間查核。
庫存管理困難，各物品間相似性高，容易混用，引發交期延誤、客訴問題。

導入效益

補足過去流程的缺口，更導正了許多錯誤流程。
重新制定品號編碼原則，有效歸類不同的半成品，倉庫管理更明確。
利用批號管理，輕鬆做到產品溯源及品質監控，有效減少客訴案件。
聯產品入庫及成本分攤流程，節省成本結算時間，計算結果更精確。
所有相關異動單據串聯在一起，查詢歷史資料更迅速有效率。
流程控管嚴謹，訂單準交率逐月提升。
透過精進使用ERP報表，及時調整管理重點。
使用者更謹慎完成自己的工作，提升工作順暢度及正確性。
庫存準確率大幅提升，庫存查詢輕鬆有感，出貨不用來回往返現場確認。

釐清痛點，導入過程對症下藥

　　深入了解宏櫂的痛點後發現，先前內部流程，部門間缺乏卡控機制，造成許多人為錯誤，連帶影響資料的正確性。而資料不正確且零散，使製造報表費時耗工，且報表不正確，主管也無法從中獲取有效的管理資訊；也讓主管在作各種政策推廣時，欠缺足夠的資訊參考。因此在本次的導入過程中，宏櫂特別強化各流程間的串接，特別是各單據的簽核、稽核機制，有效排除了人為錯誤的機會；同時，各流程的SOP皆經過十分仔細的流程討論，明確訂立執行細項，除了補足過去流程的缺口，更導正了許多錯誤流程。

　　當然，導入初期因為系統的從無到有，各種資料收集百廢待舉，宏櫂也歷經了一段陣痛期。人員必須投入大量時間進行基本資料整理、熟悉系統的欄位對應，並經常召開內部會議討論調整方向。而最大的改善莫過於品號的重新編碼與整理，原先品號原則歸類未經討論，制定者與使用者的想法不同，並且對半成品(混料)的編碼亦無制定，造成庫存管理困難。透過品號編碼原則的重新討論，有效歸類不同的料別，倉庫管理也更為便利，生管對此感受最深：「導入前每次都要去現場確認尚有的膠粒混料，一方面查詢資料不方便；另一方面也發生過投錯料(不同混料會有不同的配比)的狀況。導入後將混料納入品號，一品號一品名，查詢資料方便多了，也大幅減少了各種混料的庫存。」

庫存管理難題，直接擊破

▲宏櫂啟用系統品號標籤列印作業。入庫的同時，即將各捲膠帶的身分證產出，直接排除抄錯跟漏寫的問題，也一舉解決成品外觀過度相似、容易出錯的問題。

　　另外，由於宏櫂生產的物件為膠帶為主，各捲膠帶之間無明顯差異，但是出貨時又要載明各捲膠帶的重量、長度，在庫存的管理上令人傷透腦筋。導入Workflow ERP後，利用批號管理功能，讓每一捲膠帶都有了自己的批號，而利用批號中的幾碼，更直接地呈現了該捲膠帶的長度，讓每個人在查詢庫存一目了然，客戶需要100碼的，人員就快速地確認長度為100碼的批號有幾捲，立刻就能回應客戶。使用批號管理，不但能記錄每次生產的成品批號，連該成品領用的原物料批號都清清楚楚，輕鬆達成產品溯源及品質監控；後續能針對問題批號深入了解原因，並幫助對症下藥，有效減少客訴案件。
同時，為了提高人員的工作效率，並減少人員登打造成的誤差，宏櫂啟用了系統的品號標籤列印作業。入庫同時，就將各捲膠帶的重量、長度進行紀錄，並且直接地透過系統產出標籤；入庫的同時，即將各捲膠帶的身分證產出，直接排除抄錯跟漏寫的問題，也一舉解決成品外觀過度相似、容易出錯的問題。而解決了料帳不符的狀況，最有感的則是業務同仁：「現在的庫存真的是可以相信的，找貨品也是系統說他在哪邊，東西就在哪邊，打單時快多了，也不用跑現場另外確認。」

『有感』整合，效益顯而易見

　　而讓大家一致認同最『有感』的變化，其實就是系統的整合。系統中前後單據的串查功能、跨部門的資訊整合，是大家最認同的有感變化。成會人員說：「過去計算成本的時候，要耗費大量的時間核對單據，甚至是要更早開始請人員整理相關資料；現在有了系統，所有資料都在系統上，算成本變成只要確認該補的單有沒有補齊，而不用費時檢查。」雖然導入系統之後，增加了內稽內控的各種流程，但行政耗費的時間減少了；查詢資料、製作報表更加迅速有效率！

　　目前宏櫂塑膠已穩定上線，流程的重整提升工作順暢度，各單位使用者熟悉了各種狀況應該要怎麼處理，各部門的權責也變得明確而清晰。特別的是，宏櫂後續仍持續召開會議，促進大家集思廣益更廣泛使用各種報表，也讓宏櫂精進更多的管理議題。此外，部門之間的配合度更高了，像是訂單準交率逐月提升、銷退件數下降、成本結算每月10號前完成、透過報表及時調整管理重點...等，都是透過系統並整合各部門而達成的效益。

後續期望，更上層樓

　　後續e化的期望，除了利用標籤上的條碼達成更快速出貨、或者利用盤點機快速地完成庫存盤點外；也希望透過系統資料的整合，作為原料採購的參考數據。透過系統化，精確的原料採購、生產排程推算，縮短交期，讓宏櫂不只品質最好，交期更是最快；在鼎新的協助之下，經由管理的持續精進，讓這些目標能夠更快速且有效的達成，讓宏櫂能夠大步成長邁進。