伍全導入商業智慧,強化管理細緻度,有效提升決策品質|鼎新電腦

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伍全導入商業智慧,強化管理細緻度,有效提升決策品質

指標樹管控進銷存,充份發揮集團資訊自動化效益

文:江偉均

伍全企業

發布時間: 2018-10-23 17:26:00

集團管理 商業智慧

伍全企業簡介

  伍全企業股份有限公司成立於1987年,從事模具、機械標準零件的設計製造和銷售,除了自有產品外,也代理日本、德國、瑞士、義大利、美國等優質零件提供業界。目前擁有60,000以上的標準零件庫存,加上特殊件後超過十萬種以上產品,並透過網路平台銷售,為國內首屈一指的零件供應商。

  伍全藉由兩岸的服務網絡,將規格複雜的工業產品銷售至各地,配合強大ERP管理系統,打造智慧化供應鏈,無論在品質或交貨準確度上,深獲客戶高度肯定。

利用指標樹快速管控進銷存,充份發揮TIPTOP ERP集團資訊自動化效益

  伍全原本即為鼎新電腦Smart ERP客戶,因業務版圖擴張、產品品項多元發展,中小企業規模之ERP已無法滿足其集團架構與整合需求,故決定於年前導入鼎新TIPTOP ERP與BI商業智慧,以提供客戶更完善迅速的服務。

  陳威廷先生為伍全企業總經理特助,在接受訪問時,提到台灣機械零件業面臨最大的挑戰,其實並不是價格或成本,而是市場:「台灣製造業不停萎縮,客戶一直在消失,島內的訂單有五成以上都已移至海外生產,沒有這些製造的需求,工業基礎的零件到底要賣給誰?」所以伍全近年來積極拓展外銷與電商,就是為了打開各種銷售通路,讓世界看見他們的產品,而唯有先做好資訊管理,運籌帷幄,才能在全球化的競爭下,搶得「快」與「準」的優勢。

  伍全企業資訊室許昭祥經理,在TIPTOP ERP與BI導入的專案中扮演極為關鍵的角色。他表示,過去使用Smart ERP的期間,高層若有任何分析管報的需求,都必須依賴MIS人員寫外掛程式來建立自製報表,若要看的內容有些許微調,一切可能就要重頭來過,對時間與人力來說都是很大的負擔:「除了需要手動維護報表外,Smart ERP還有一些資料面的限制,無法光靠資訊室的人力克服,但導入TIPTOP之後,對更多細部資料有了連結跟維護,可以看到的面向就變廣了,再藉由BI對分析維度的靈活應用,對應KPI的指標呈現,管理層可花更少的時間、得到更多決策性的資訊,對公司整體來說幫助很大。」

看得越廣、管理更全面;看得越細、更深入問題

  原本導入BI商業智慧著重在業務面的銷售分析,但經由鼎新顧問江偉均的建議,伍全企業實行了企業健檢、加入改善存貨週轉的一些指標,例如減少新購商品採購數量、每月定期調整採購參考之安庫數量等,對此,陳威廷特助認為,ERP產出的報表都是明細資料,銷售歸銷售、庫存歸庫存,但管庫存卻不能只看庫存,因為庫存跟銷售是一體兩面的事情,以前要靠MIS寫程式、分別到不同的資料庫裡面撈明細資料,再交由同仁自行整理出所需管理報表。現在則可以透過BI的多維度平台,讓採購與銷售完整結合,直接產出整合好的報表。

  「多樣化且充足的庫存是伍全採行的經營模式,每項在目錄上出現標示有庫存的產品,都代表伍全對客戶的承諾;而且台灣的客戶寧可多花點錢也不願意等,有庫存才下單,幾乎無關品牌忠誠度!」陳特助說:「安全庫存也是一個難題,我們曾遇到庫存商品因為擺放時間長,跟同項目的新進產品有色差,客戶無法接受,只好放棄從庫存出貨、全部改進新品。」過與不足造就了管理的兩難,究竟要多少的庫存,才能同時掌握銷售先機與存貨成本的平衡?如果看不到數據,便很難從細部著手改善:「剛剛許經理有提到,商業智慧BI報表可以比以前看得更細緻,所以我們便能發掘原本忽略的問題,過去只能憑經驗知道存貨成本可能過高,現在就能拿到更精確的數據,進一步分析合理的安全庫存應該在哪個範圍內。」

掌握趨勢,才能越做越好

  「另外一個沒有商業智慧BI便無法做到的,就是趨勢分析!」陳特助說:「以前公司管理報表很難顯現出因時間而變動的趨勢,比如新品庫存量的變化,如果比例持續增加,一方面要檢討新產品的銷售政策,另一方面則提醒我們備料應該要更加謹慎,以前這些都是憑著主觀或靠主管的經驗來判斷,但現在有清楚直覺的BI圖表,就好像是健康檢查報告一樣,能立即知道自己有沒有越做越好。」

  鼎新電腦顧問江偉均補充說道,除了「時間」這個維度,可以讓決策層觀察主要的變因外,BI彈性且靈活的篩選條件,經交叉分析後,幾乎不會遺漏任何可能影響獲利的缺口,一如結案報告時提報的庫存指標數據分析報告,很清楚地顯現,雖然未銷售的安庫及無安庫品項數沒有明顯減少,未銷售安庫品項成本金額降幅卻很明顯,表示高單價或高成本庫存在此期間銷售相對較活躍,這些經過組合的訊息,都一再地提醒管理者朝著正確的方向前進,同時也驗證這些決策,對公司是否帶來正面的影響。

從一到零,人為判斷仰賴系統正確無誤的數據,降低與事實的落差

  BI商業智慧上線後,伍全開始著手於企業流程的改造,首重的便是降低庫存成本,待ERP系統後續完成透過歷史銷售紀錄、自動批次維護安庫數量的機制後,只需要最後一關的人為判斷,是否要「由一轉零」、不再備貨?如週轉低的商品,最後會面臨即使賣完,庫存也不再採購、轉為非安庫品項的決定。這些重要的決定,背後其實仰賴豐富的管理經驗、與無庸置疑的真實數據。

  陳威廷特助表示,自動化是全球趨勢,但管理還是需要加入多面向的考量結果,諸如有一款商品屯積多年,公司好不容易接到一些零散的訂單,將其清空,正慶幸解決心頭大患,沒想到只因為系統出現「零庫存」,就有缺乏判斷的採購馬上進貨,造成滯銷品永遠賣不完的窘境;豐富的經驗也需要資訊的輔助,現在有了BI更廣更深的視角,相信「由一轉零」的決策會更輕鬆、更沒有落差。

  最後,陳特助給了鼎新商業智慧非常正面的評價:「BI是個很好的產品,導入它的好處,除了前面談到的決策提速之外,就是讓視角更寬更廣了。在導入過程中,鼎新顧問同時把在其他大型企業累積的管理智慧分享給伍全,讓我們走出伍全思維、看見更多可能!」

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