乖乖運用創意將企業需求e化的實踐家

EasyFlow啟動了乖乖企業e化之路

文：佘怡旻

乖乖股份有限公司

發布時間： 2018-04-10 10:35:00

企業流程管理 表單電子化

　　早在1960年代，乖乖股份有限公司便以精良的製藥專業，奠定了服務大眾的基礎，業務範圍普及國內各大醫院，聲譽卓著並廣受業界肯定。爾後，即秉持多元化的經營理念，於1968年邁向食品業，逐漸深入消費者生活，成為家喻戶曉的食品品牌。其消費者年齡層設定為兒童，在此設定下，乖乖的包裝封面上的代言吉祥物，構思源起於深受兒童電視觀眾歡迎的當紅布袋戲人物「哈嘜二齒」，當年正值墨西哥奧運賽事穿上墨西哥風的大斗篷、大帽子的乖乖，一上市就深受大、小朋友的熱愛。

▲資訊來源：乖乖提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

　　隨著43年來的企業經營，乖乖不僅著重食品的開發，亦延伸到健康、教育、禮貌、育樂的社會意義發展。乖乖多年來秉持企業良知，在休閒食品的研發及消費者的需求、服務上向來不遺餘力，未來更將以周詳的保健觀點，選擇天然營養的原料，美味可口的配方，生產有益健康的優良食品，帶給消費大眾更健康快樂的生活。

▲標榜「健康、快樂、營養、好吃」的乖乖，是大人、小孩心中的最佳零嘴。

EasyFlow啟動了乖乖企業e化之路

　　從製藥業轉戰食品業的乖乖，是大人小孩童年共同的回憶，對於企業內部流程e化的投入也是先驅者，八年前（2002年），配合ISO品質管理系統之導入，亟需一套ISO文件管理系統而開啟了與鼎新的緣分，接受專訪的資訊部經理邱秀表示：「當初在評估系統的時候，曾思考是否可以透過e化來幫助公司營運更上軌道，因此在選擇軟體的時候，主要是考量整體未來性和相容性，當初鼎新是用微軟架構系統，與IBM的Notes這類較封閉的系統作比較，其維護人員少，因此選用以微軟架構之鼎新系統其具有未來性、不易被淘汰，是比較正確的方向。」

　　歷經了八年的努力，乖乖IT人員雖然很少，卻早已成功將EasyFlow運用於企業全面e化，實現了當年的理想。

運用EasyFlow將營運作業全面e化

　　乖乖屬於傳統產業，大多數員工較為資深，電腦使用能力不足，在八年前企業e化尚未很普及的時候就導入EasyFlow改善內部流程，邱經理說：「最困難的地方是與同仁『溝通』，要員工突然改變觀念，大部分一開始很不習慣，安排內部訓練，學習操作不熟悉的電腦和軟體，適應期很長。」

　　乖乖一步一腳印透過事前的準備工作，逐一地釐清流程，充分的溝通將流程標準化；上線後，每隔一段時間會作精簡流程的討論，而在每兩週一次的經理會議上，提出調整建議，大家一起集思廣益，只為了讓EasyFlow發揮最佳化而努力。

　　目前已有一百多個流程上線，含括人事、考勤、考績、訓練、文件管理、生產、品保、倉管、通路業務、採購、研發、客服等各個角落，儼然將ERP未及的作業，利用EasyFlow全部e化。

落實企業管理的執行力

　　企業除了日常營運作業之外，還存在著很重要的管理作業（例如：呆滯料處理、應收帳款催收…等），然而，這些管理作業往往是由於人工控制而執行成效不彰，因此，乖乖做了「呆滯原料管制表」，每月由系統撈取呆滯原料之資料並註明原料所應用產品，自動發起管制流程，以確保每項呆滯原料會依照公司標準程序做最有效的處理。另外，針對客訴，也設計了「矯正預防處理單」管控相關單位去做後續的處理，預防未來再發相同的事情提出有效解決方案。

協助IT維護ERP，減少IT人力負擔

　　IT人員日常維護與開發系統的負擔吃重，尤其是在IT人員編制較少的乖乖，特將處理邏輯明確的作業，運用在EasyFlow上自動執行，大幅減輕IT的人力負擔。邱經理舉例說，乖乖在發票、稅額等處理上會有四捨五入的差額，使用者會要求IT改資料庫，於是設計了相關作業讓使用者在EasyFlow上提出申請，核准後直接由程式修改相關欄位，如此也留下了修改紀錄以便於事後追查。另外，月結關帳的程序需跨部門確認與作業，於是設計了「庫存年月變更單」等作業，相關單位確認關帳後，直接由程式自動調整相關設定值。

將EasyFlow變身為員工入口網

　　當員工對Easy Flow越來越依賴與熟悉之後，乖乖將自行開發的行事曆、會議通知、乖乖誌（內部電子刊物）、意見箱等作業放在EasyFlow平台上，將EasyFlow變身為員工交流互動的入口網，徹底的將企業e化發揮到淋漓盡致。

　　使用資訊系統如此成功的關鍵是甚麼呢？邱經理回答：「最重要就是老闆全力支持和大家有共同的目標。」當然鼎新顧問和後勤客服的協助，也是讓邱經理不孤單的原因。乖乖資訊部邱秀經理還認為：「E化也要發揮創意，工作中的流程或事情都可以e化，讓公司同仁工作效率更提升！」的確，我們也確實在乖乖見識了資訊應用的創意！

鼎新EasyFlow流程管理系統特色

　　EasyFlow 是歷經上千家客戶淬煉，通過數萬名企業使用者的壓力測試，完全符合企業使用習慣之工作流程管理軟體。企業內部工作流程，透過EasyFlow流程引擎加速傳遞，突破時空限制，有效提昇企業內部的訊息溝通與執行效率。EasyFlow為完整的Web-based系統，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業競爭力、創造企業無紙化之環境。

▲邱經理認為資訊人員的創意關鍵就是『把需求轉換成創意，讓使用者習慣使用。』佘怡旻攝

▲「有時候老闆一句話，什麼問題都解決了。」邱經理分享，企業接觸e化，第一步就是讓老闆先認同了解，內部訓練分階段實行，老闆和主管先上課，讓他們肯定認同並支持這套系統，再來才是員工。
左起乖乖資訊部經理邱秀，鼎新電腦BPM事業部經理翁茂聯，總經理李訓仁。佘怡旻攝

更多案例