啟順食品- e化系統強化管理效率擴大營收彰顯企業價值

文：張健洲

啟順食品有限公司

發布時間： 2018-03-01 11:20:00

一、公司簡介：現狀說明

　　啟順食品總公司位於屏東市和生路三段606號，主要營業項目包含販賣烘培食品、早餐冰品、泡沫紅茶、速食餐飲、原料提供、開店協商、及技術服務，目前有一間現場門市位於屏東市民和路上，客戶源以一般早餐店為主，而啟順食品可以接受電話訂購或客戶至和生路門市購買商品，現行客戶分佈於南部各縣市。

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▲啟順食品門市面臨使用的POS系統跟總部ERP系統問題，需要整合

二、導入ERP的原由 :為有效管理公司營運

　　有鑑於客戶數的成長，希望能提升公司的服務能力及有效管理，而導入ERP的原由，是冀望ERP系統可協助該公司制度流程建立及電腦化工具的應用，讓管理與技術相結合，並藉由ERP解決以下的問題：

門市銷售資料無法整合ERP系統

　　原本門市使用的POS系統跟總部ERP系統不同廠商，導至庫存和門市銷售資料不清楚，只能依靠門市現場人員用經驗判斷叫貨或列印銷售資料給總公司，資料缺乏即時性跟正確性。

總倉庫存跟銷貨數量無法有效掌控

　　由於原本人員就沒有即時打單據的習慣，造成庫存和銷貨數量不一致，再加上因為客戶特性的關係，常在銷/送貨前仍不斷要求修改訂單資料，造成出貨、檢貨不易，進而無法正確的統計收款，造成收款困難。

缺乏庫存成本及銷售資料做決策

　　原舊有的ERP系統無法有效提供總公司做成本上及銷售資料的整理，使決策者缺乏即時資料做管理或銷售對策，庫存及售價標訂只能依靠人員經驗判斷，無法確實了解成本跟收入。

三、選擇鼎新ERP的原因 :整合及服務的領先

　　在確認目標後，啟順食品即積極展開各項評估，鼎新以完整的產品，除一般買賣流通業所需的進銷存及財會模組外，製造及前台POS銷售系統等一應俱全，再者，提供完整的上線輔導程序和售後服務等，品評從「e化產品的完整性」、「客戶口碑」以及「供應商的永續經營能力」下，鼎新得以雀屏中選。

四、電腦化上線輔導的過程 :管理需求的導引，系統導入服務

　　在輔導之初期，總經理就已經明確表達上線目的，一是庫存成本，二是門市POS整合ERP，在輔導計畫中，總經理要求先以門市為主，因此將POS系統先做上線，鼎新協助將基本資料、品號資料、POS設定完成，在2012年的7月上線使用，而後續的ERP系統接著8月上線，以下過程說明。

　　2011年的12月針對啟順食品做品號編碼原則的導入，由於舊有的品號資料很多已不可考也不再使用，但仍然存在舊有系統中，先和經理討論是否重新編碼，而經理希望不要異動太大，造成員工作業困難，所以協助客戶先採用本的商品分類方式，以分類方式定義新編碼原則，再跟啟順食品核對後，建置於鼎新系統中。

　　到2012年7月前，協助建立POS跟ERP系統的基本資料，由於啟順食品沒有MIS人員，因此由顧問做協助系統上的建置，同時處理門市、總部及憑証的更新，在導入過程啟順食品為做經營管理，採用鼎新系統的標準作業流程，將原本接單直接銷貨的方式做修正，以訂單收單轉銷貨跟應收帳款的方式來取代，達成管理的目標，借此讓經營者能做預先管理、管控，過程中雖然員工反應造成作業上的麻煩，但和經理溝通後，為了能做有效的管理，經理表達要求員工配合，後續ERP才能順利上線，當然為作業上的方便，鼎新也提供了個案上的修正，讓員工能以更便利的介面操作系統。

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▲啟順食品ERP上線輔導歷程

五、上線效益：達成經營者的目標

　　在導入過程雖然遇到不少困難，例如員工對舊系統、舊作業方式的習慣，以及對鼎新系統的不熟悉，還有基本資料的建置、系統的軟硬體問題，但在主管的同意支持下，一步步引導員工配合，最後導入上線，以下為上線效益：

作業流程標準化：建立標準流程，每個單位環環相扣，避免掉人為的疏忽，同時建立人員即時打單據的習慣。
庫存掌握度提高：由於庫存資訊的準確度提高，提供品號庫存管理的即時化資料，掌握歷史異動以達到帳上與實物相符。更能做庫存掌控及降低庫存積壓，在公司及門市都能有效管理。
門市每日POS銷售資料自動上傳並完成日結動作:後台可以即時看門市營運相關報表，使總公司明確知道每日的銷售狀況，並提供門市補貨的判斷。
透過POS總部設定商品組合特價、購買時送贈品，以及加購品也可享有特價優惠:後續消費者至門市購買商品時，POS前台收銀機會自動帶出特價金額及贈品或加價購品，降低門市人員人工處理，增加工作效率也避免人為判斷錯誤。
門市轉撥單：之前門市轉撥需建立二張單據，一張為出庫單、另一張為入庫單，上線後只需建立一張轉撥單，入門市庫後再由門市人員確認即可，節省一張單據的建立和人工處理。
訂單客製：可提供員工在建立訂單時，可以取得該客戶之前的銷/退貨資料，包含品號、數量、單價，節省人工查詢的動作，同時可直接帶入銷/退貨資料，增加建立單據的效率：
查未收款客製：可將結帳單及未銷訂單的金額整合，在會計人員預計應收款項時，可直接查詢，不用另外人工加總。
商品預計出貨客製：由訂單整理出各商品預計出貨的資料，配合客戶的地區別，做檢/出貨的作業，降低檢/出貨錯誤。
收款單自動沖帳客製：提供會計人員可任意選擇沖款資料，方便人員做帳
資料由前端輸入至成本結算，各相關單據能相互勾稽且具一致性完整結合，使庫存成本計算更快速及精準。
資訊整合，分析資料容易，可提供基本資訊給做管理決策。