資訊化管理流程,迅速掌控現況|鼎新電腦


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資訊化管理流程,迅速掌控現況

文:王鵬龍

東周化學

發布時間: 2018-10-16 16:37:00

企業流程管理

  東周化學為國內專業生產UV木器塗料之第一家廠家,從1988年即生產UV木器塗料,在單項應用於木器類,已是目前全世界最大的生產廠家及供應廠家,年銷售量為4500公噸,產品主要售往日本、印尼、泰國、馬來西亞、越南、香港及中國大陸各地。

  於1999年分別成立中國中山金甲、昆山東周及越南東周公司。並陸續設立行銷網包括:臺灣(三峽、台中),中國中山(福州、昆明、成都、重慶),中國昆山(瀋陽、北京、杭州)對於各地客戶,直接且迅速提供產品及技術諮詢服務。並在2007年11月成立印尼矽瑞公司, 致力於專業UV油墨事業,成功銷售歐美國家,直到目前,東周化學工業股份有限公司已經有27家子公司分佈於海外地區。

 
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管理的挑戰:內部資訊無法有效整合

無法及時掌握現況

各部門各自管控資料,當業務部需瞭解目前庫存量時,每次需打電話詢問倉管人員,造成不少困擾。生管不容易得知工單的原料已領數量及產品已生產數量。當需整理報表給主管也要花一些時間收集手工帳,費時費力。

無法有效稽核控管

Excel 在電腦上是不可少的工具,但是在流程管控上還是達不到稽核控管的目的,例如:訂單與銷貨單的串聯,銷貨單與應收帳款的對應,若想修改其中一個單據的資料時也不易找出來修改。

同一品號多種包裝,不易統計及換算

以客戶需求提供不同的包裝方式,所以會有一個品號多種包裝的狀況,銷貨單價是以KG銷貨,但在管理需要呈現兩種單位,庫存數量(KG)及包裝數量(桶)或其它計算單位,導致不易統計及換算。

導入系統時的困擾與應因

舊系統的習慣性

各部門已習慣舊系統及手工作業,在未落實標準化作業時,各部門依習慣輸入資料,雖然操作簡單但資料卻不易與其他部門接軌,常因銜接錯誤而花更多時間於資料校正上,進而導致主管無法明確知道庫存量、訂單及銷貨量、應收、應付帳款…等資訊,錯失決策先機。

學習心態,使得E化推廣較為困難

輔導期間大部份派駐越南的顧問所面臨的共同問題,是人員的學習心態,大多數員工會認為學習一項新系統,便是多做一份工作,因此在系統的導入期,必需要能獲得公司高層的支持,才能使公司更朝向資訊化管理的目標邁進。

輔導期間,使用者常提出系統不符合,無法使用

導入系統期間常會有使用者反應系統不合乎使用,此時顧問必需能判斷該問題是否合理且非個人習慣所產成的疑慮,若為個人使用習慣,則需細心教導使用者說明流程操作之目的,如為系統本身需客制化,則由顧問師對內部提出改善建議,使系統更加完備。顧問也會以多年輔導的經驗提供最適用的解決方案,以滿足使用者所提出的需求,以利上線使用更加流暢。

導入後的效益呈現

提供資訊明確

使用者可用越文畫面建立日常異動資料,管理者可用中文畫面查看統計分析資料,使資訊的產出更具即時性和整合性,其只需輸入一次,並且避免了多次輸入發生錯誤的風險,使管理階層對資訊的取得、閱讀和分析上都相當便利,以利作出立即的判斷。

提高資料的透明化

相關部門可以容易查看上游及下游的資訊,主管可以隨時查得到管理報表。系統也提供權限管理功能,增加管理上的便利,避免影響到資訊安全。

改善內部流程

在導入Workflow ERP系統過程,流程討論及確認是不可缺少,從討論過程中找出管理上不足之處,提高內稽內控管理,讓公司在整體管理上進入更優化更完整。

無形中增加利潤

準確的管理庫存量,減少庫存呆滯,費用也會跟著減少。另一方面,生產用料合理及訂單如期交貨,大大提升客戶對東周的信心。

E化導入的關鍵成功因素

經營層的決心

系統之所以能夠順利上線,主要是得到越南東周王炳和總經理對電腦化專案推動的堅定與支持,不斷的與使用者溝通並宣誓導入的決定,更立下上線目標,讓使用者有所依循,齊心齊力朝公司目標邁進。

管理層的細心

王仁誠專員是這系統的主要專案窗口,不斷的收集內部的問題,提供給尊龙凯时服務團隊,讓問題逐漸的減少,順利推行整個專案。

使用層的用心

操作人員在輔導過程也很用功的學習,主動提問問題及自我訓練,以致能更快的學會並運用系統。

不斷精進,才能創造更高的數位價值

  從這些因素,對E系統導入成功的幫助是毋庸置疑的。其次,越南尊龙凯时提供充分與即時的顧問及技術支援,顧問師以積極負責的態度充分主導專案進度,提供高品質的輔導服務,在發生問題時均能有效率地解決,在整個Workflow ERP團隊的努力下才有今日的E化成果。然而企業要具備競爭力, E化管理是一項止境的重要課題,唯有不斷的精進、改善,才能超越同業,創造更高數位價值。


▲感謝《越南東周塗料有限公司》接受採訪
由左至右:六位ERP小組成員、王炳和 總經理、曾長海 廠長、鼎新顧問 洪之文、王鵬龍


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