宏匠實業縮短帳務處理時間，提升人員工作層級

文：黃仕銘

宏匠實業

發布時間： 2018-08-30 03:01:00

用心、創新、專業、服務：宏匠實業

　　創立於1994年，由一間三人公司開始，發展至今己成為國內五大電梯廠的主要供應商，海外銷售遍佈世界多個國家。主要產品為電梯對講機、語音合成、電子式到樓鈴、電梯數位通訊系統、緊急直話系統、近端監控系統、車廂資料顯示系統與電源供應器等…，近年來更投入龐大研發人力與經費，致力於遠隔監控系統的發展。

緣起：舊系統已不敷使用

　　宏匠原先使用之ERP系統已達7年，隨著公司規模擴展且適逢民國一百年，舊系統已不敷使用。深知鼎新電腦為國內ERP龍頭廠商，其系統功能齊全完善，導入的家數及其累積的know-how非其他廠商一朝一夕所能及，再加上後勤支援體系完整，對於系統導入的成功率大大提升，經過內部仔細的效益與成本評估後，最終決定導入鼎新Workflow ERP。

　　自2011年8月著手導入，經由宏匠全體同仁與鼎新專案團隊的努力，歷經三個月的時間，順利於2011年11月正式上線，相關的日常作業、成本結算、報表分析使用皆能流暢執行，並提供管理者所需的管理資訊，以利重大決策的制訂。

導入的障礙：舊有經驗的制約

　　過去7年宏匠使用正航的系統，對於ERP軟體並不陌生，但相對，使用者容易陷入過去使用系統思考邏輯，如今導入鼎新的系統，流程及操作界面，難免會受到個人經驗或舊有操作方式制約，影響產生本位主義，每個部門都希望有一套適合自己的SOP，這些都不是能輕易改變的。

　　雖然專案負責人需尊重各單位的意見，但意見本身不能因為本位主義，而扭曲成對系統質疑的抗拒心態，既然公司選擇了導入新系統，各單位應該要在這樣的前提下，溝通協調以取得一個適切的平衡點。故在經過一段陣痛期，並取得成功導入新系統的目標下，宏匠的各單位主管及使用者一一克服這些阻礙，在ERP系統導入的中、後期，逐漸上了軌道，抗拒的問題也隨之減少。

　　回顧輔導過程歸納系統導入成敗的因素，還是以『人』為關鍵因素，但透過專案負責人與顧問的相互配合、引導，讓人與系統兩方的磨合期減短，並快速讓使用者熟悉鼎新系統的流程及功能。專案負責人說：「ERP系統功能一定不可能盡善盡美，但重點是與公司的相容性，公司的流程控管與人員配置，相對於ERP做一個最適當的調整，縱使ERP功能只能滿足需求的90%，但所發揮的管理成效，一定可以超出原先導入系統預期的幅度，並讓企業主及員工感受到ERP導入的好處。

系統導入的成功因素

1.專業顧問輔導

　　ERP系統的作業範圍廣泛，從訂單採購的進銷存，到應收應付及成本結算，及財務報表的產出，非單一使用者或部門所能應付，但透過黃仕銘顧問的高度專業及豐富的系統導入經驗，不管在導入進度的控管、安排各部門教育訓練及基礎資料的建立、流程的規劃等，均在考量宏匠現有人力與資源的配置、表單及作業流程的現狀下，提出最適切的建議，就算面對有限且緊湊的導入時間、來自於各部門同仁對系統的疑問，最後都能獲得妥善解決。此外，更進一步點出舊有ERP系統所造成的作業流程缺失，透過Workflow ERP內稽內控環環相扣加以補足，有效提高作業效率，而這一切都要歸功於黃顧問的鼎力相助。

2.完善售後服務

　　除了專業的顧問輔導外，鼎新電腦提供的線上教學、客戶FAQ、客服諮詢服務，能夠迅速讓使用者解決操作上的問題。其中，客服諮詢提供的「遠端連線」服務，能減少雙方僅靠電話溝通的不便，透過實際操作的方式，快速找出問題點及解決方案。即使是碰上版本更新或資料庫設定這類棘手問題，處理時間也相當快速，深獲宏匠同仁好評，這些服務在在讓我們深感當初選擇鼎新作為新ERP系統的決策是正確的，因為這些優良的後勤服務，在其他廠商中實在無人能出其右。也因鼎新電腦有如此優良的售後支援，讓後續簽定的維護合約相當快速的通過內部審核，並陸續評估在不久的將來導入其他ERPII的產品方案。

3.全體同仁的支持與配合

　　由於宏匠已有操作ERP系統經驗，故內部同仁對於架構也有一定程度的基礎，進入門檻較低。然Workflow ERP較舊系統擁有更為嚴謹的內稽控管，同樣的作業流程相較之下複雜一些，對於已習慣舊流程的同仁須額外花時間適應。但就整體性而言，宏匠內部全體同仁是全力支持與配合的，甚至能以各單位的觀點，配合系統架構提出流程的改善意見，增加作業效率。

系統導入的成果展現

1.提昇作業效率

　　對於宏匠而言，準確且快速的產出生產排程與降低庫存金額，是此次更換ERP系統的主要目標。由於舊有系統無法快速整合物料的供給與需求，以致生管與採購單位需花大量的精力與時間在計算供需及用量，抱持著寧願原料多買也不能耽誤成品出貨的心態下，大幅提高安全存量，因而造成整體庫存成本的激增，降低公司資金調度的靈活性，與增加呆滯的庫存損失。
　　透過Workflow ERP的使用，採納鼎新的批次需求計算後，根據各產品的前置天數、配合原物料的最低補量、補貨倍量等資訊，透過系統正確算出需求的缺口，針對需求的部分自動產出採購單與製令，成功降低生管及採購單位計算供需及開立單據的負荷，除了定期根據現況更新資料設定值外，大部分的資料都可以透過系統自動計算與產生，節省的作業時間可用來處理其它作業，例如：進價、不良品、供應商評核、急迫性訂單、安全庫存設立標準核訂等…，也提升人員工作的層級，從原本的作業層級到稽核層級。除了前端的使用單位外，受益良多的也包含財務單位，透過鼎新系統的導入，大幅縮短了帳務處理時間，在每月的3號前就能產出銷貨成本，讓營運資訊能夠更即時。
　　以整體性而言，導入鼎新系統的優勢在於作業流程的改善，除了部門有各自的SOP規範，其它跨部門的相關作業，也透過彼此的討論及溝通，清楚界定各自的責任歸屬，改善以往因權責不明容易產生推卸責任之情況。作業流程的標準化也能夠在面臨人才更替或有新進人員時，節省教育訓練之時間，迅速讓新進同仁進入狀況，以縮短彼此磨合期，提升同仁信心及能力，以有效降低人才流動率。

2.資訊完善及透明

　　鼎新Workflow ERP系統提供相當明確且清楚的資訊平台，如物料的異動記錄，能有效連結生管、倉管、採購單位三方的訊息，入庫庫別、採購數量、採購進貨交期、生產排程進度、訂單銷貨交期都能即時掌握，省去過去層層關卡的詢問與追蹤。

　　此外，使用者權限能細分功能設定也是頗受宏匠好評的一點，既可將權責清晰化，也能避免因操作不慎而引起疏失。例如：客戶銷貨退回之產品，必須經過品管單位驗收才能讓倉管單位入庫，業務部門在建立銷退單時僅能建立、儲存，倉管單位僅能確認核准。類似上述這種需要跨部門完成的作業流程，權限細分功能具有相當大的助益，後續若碰上責任疏失的釐清也更加清楚明確。　　

　　由於宏匠通過ISO 9001認證，每年需要接受評鑑，確立品質目標後需要提出能夠量化之證明。鼎新系統具備豐富多樣的報表統計，對於管理階層在評估各項目標的達成率時，能夠輕鬆的使用報表進行分析。甚而各部門的績效考核，也能提出相當的佐證，省時又省力。

回顧與展望

　　鼎新Workflow ERP系統距正式上線至目前仍未滿一年，有些情況即使和當初的規劃有些許出入，但透過黃仕銘顧問和相關人員的協助，持續不斷地修正作業流程。整體來看，仍和當初預期能帶來的效益相符，例如：整體庫存逐漸下降、各部門作業效率提高、利潤增加等等。期望此次透過和鼎新的合作，共創宏匠及鼎新雙贏之局面。

　　宏匠以設計起家，陸續引進精密儀器與購置標準化廠房，並取得ISO-9001認證，提供更優質之產品品質及專業技術予客戶。此外更於1999年成立上海營業所，藉由空間的拉近加強對客戶的服務品質，多年來宏匠秉持「用心、創新、專業、服務」的精神，深獲客戶的愛護與支持。更多資訊，請至：http://www.hongjiang.com.tw/contact.php

▲感謝《宏匠實業》接受鼎新電腦採訪。左起為專案負責人蔡維真特助及企畫室黎欣宜