即時分析營運狀況，提升人員工作效率

文：林庭伊

駿維實業

發布時間： 2018-08-30 01:22:00

　　駿維實業股份有限公司成立於1982年，工廠設立於高雄市小港區長泰街，是一家專業從事皮帶輸送機零組件公司，產品涵蓋輸送滾輪(Idler)、皮帶輪(Pulley)、皮帶清潔器(Belt Cleaner)、雙層複合材料防溢橡膠裙板(Skirt Rubber)、轉運點輕重型緩衝床(Light, Heavy-duty Impact Bed)、重型3D調心組、耐磨特殊陶瓷襯板等。目前生產產品主要被廣泛運用於天然礦物輸送，如鋼鐵、燃煤火力、水泥、肥料、造紙、石化等行業上。國內主要的客戶有中國鋼鐵、台灣電力公司、台塑、台泥…等，國外客戶遍及東南亞、中國大陸、俄羅斯、中東、歐洲、非洲、北美、中南美、紐澳等世界各地。

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EIS導入前，彙整資料費時費工

　　在EIS系統導入前，業務助理人員經常需花費許多時間協助業務人員整理每月開會的報告。首先，利用前端ERP系統將業務相關分析數據產出明細資料，再將ERP明細資料匯出至Excel檔後進行數據彙總及圖表分析…等人工處理。業務助理人員需要在每月業務月報前幾天重覆執行此項工作，也因為須在前幾天製作業務彙總報表，是會發生人工彙總產出的數據資料與當下系統資料有誤差。

　　除此之外，業務助理人員為了使產出月會報表資料能更近當下資料，往往會直接手動調整Excel數據，但因疏忽而未全部更改，就會造成分析角度不同時，數值是不同步。由於在無法即時取得資訊的狀況下，高階主管往往只能針對落後資訊做決策分析，因此即時取得營運分析資訊是導入EIS系統的關鍵因素。

　　有鑑於此，考量到資料來源能直接與Workflow ERP系統連結，加上公司內部並無專責的資訊人員，因此，報表分析工具選擇鼎新V-Point EIS主管決策系統，希望直接導入EIS系統標準產品模組架構，幫助駿維實業快速上線使用。

導入EIS系統，提升人員效率及工作績效

　　EIS主管決策系統第一階段導入目的為提供銷售預測、接單、銷售分析資訊，輔導過程中與楊小姐共同訂定報表上線目標，例如:新客分析、國內/外接單統計、接單產品大類分析…等，並進行報表格式及資料來源的確認。

　　透過內部教育訓練讓每一位業務單位人員了解及開始使用EIS系統，並且利用EIS系統即時產出彙總資訊，以減少每月業務助理人員手動整理訂單、銷貨…等資料並提供多樣化報表的處理時間，讓業務人員能從不同角度面向進而分析整個營運近況，改善及檢討修正策略方向。楊小姐表示：「當業務助理人員不再需要花費時間整理報表資料時，就有更多的時間協助業務人員服務客戶，進而讓業務人員能更專心的開發其他客戶市場並提供專業整合服務，對公司營運有很大的幫助。」

即時分析資訊，讓高階主管隨時掌握公司營運狀況

　　當業務人員及業務助理人員在EIS系統實行上有明顯成效後，緊接著楊小姐開始著手進行高階主管系統教育訓練，讓高階主管也能直接進入EIS系統操作使用。因此，高階主管不需再像過去每月只能透過業務人員才能得到營運分析數據，而是可以自行進入EIS系統，依據不同分析角度需求自行調整分析條件，即時得到想要的分析資訊，並且當下掌握公司整個營運狀況。楊小姐表示：「現在每月業務會議上大家都會直接登入EIS系統，線上即時查看營運資訊，並直接針對分析報表上的數據做討論及檢討改善，這對公司營運狀況的掌握有很大的幫助。」

未來展望：讓前線業務及後端生產的資訊更緊密結合

　　目前駿維實業已經於第一階段成功導入EIS銷售分析，分析報表的使用對業務單位人員也具有很明顯的成效。楊小姐表示:「由於公司生產單位也有遇到報表資訊彙整的問題，加上目前正在導入SFT系統，因此訂定第二階段產銷方面的EIS系統導入，讓業務單位及生產單位之間的資訊更緊密結合，讓前端業務人員能更快速的了解生產出貨狀況。除此之外，應收逾期收款及應收帳齡也需要導入EIS系統，將整個接單到收款的流程(接單à生產à銷售à收款)透過EIS系統取得彙整資訊，此舉將除了有利於業務單位高階主管或業務人員等更容易掌握業務動向外，也讓管理者可完全掌握公司營運狀況。」

▲感謝《駿維實業》接受鼎新電腦專訪。
由左而右：董事長特助楊掬涵小姐