榮富工業建立流程標準化，提升內部溝通效率

文：林嘉祺

榮富工業

發布時間： 2018-08-30 02:24:00

市場區隔，創造產品附加價值—榮富工業

　　榮富工業股份有限公司成立於1972年，是一家專門製造複合式鑽銑床和金屬帶鋸床的廠商，創業初期以生產老虎鉗為主，後來開發出鑽銑床和金屬帶鋸床等新產品。

　　榮富工業生產產品包含鑽銑複合機、金屬帶鋸機、車床、金屬切削工具機、鋸床、銑床、圓盤鋸、專用機製作，其中主力產品為鑽銑複合機全系列及鋸床全系列複合機。產品行銷全球數十個國家，主要外銷歐、美等先進國家，因當地地廣人稀及人工昂貴，所以簡易的工程則自備工具機動手操作。然而在東南亞及大陸國家，工具機對加工廠仍是重要的生產工具。

　　榮富工業在複合機系列和鋸床系列的研發上日益突破，從符合歐洲市場所重視的品質、外觀及功能性歐式鋸床系列，同時美洲市場之經典機種也一應俱全。成立至今，榮富工業秉持著「創新」、「卓越」、「關懷」的企業理念，不斷精益求精創新研發高性能產品，與對手建立市場區隔並提供顧客更高品質的專業服務，未來將持續拓展既有的國際市場外，也將放眼大陸內銷市場。更多關於榮富工業的資訊，請參考：http://www.rongfu.com/

化繁為簡資訊管理，提升營運管理綜效

　　榮富工業原先是由公司內部三位資訊人員開發資訊系統，但所開發的系統各自獨立作業，資訊較為分散，例如採購單位、物管單位、品保單位等人員使用的是進銷存系統；財務人員使用的會計資訊系統；業務人員使用訂單系統。然而這些資訊系統，讓高階主管發現各自獨立作業進而無法將資訊有效的整合應用，因此高階主管希望能透過一套系統有效的整合公司內部所有的作業資訊，改變資訊零散的現狀，於是開始評估鼎新資訊整合方案來解決這些問題。

　　總管理處 吳佳徽特助(以下簡稱吳特助)提到，當初評估系統時發現鼎新在協助傳統產業導入資訊系統有專業經驗，因此審慎評估後在2007年導入鼎新Workflow ERP系統。ERP上線後發現請購單因需進行跨單位簽核，紙本簽核時效過久，當簽核時效延誤也就造成原物料缺料無法準時生產，導致客戶訂單嚴重延誤。因此在2012年導入鼎新EasyFlow流程管理系統，希望透過EasyFlow強化表單簽核流程的控管與追蹤。

大成若缺，其用不弊，順利上線

　　榮富工業導入資訊系統後，面臨到「操作介面習慣改變問題」、「簽核表單審核不及時問題」。吳特助提到：「導入EasyFlow系統初期，小到現場人員大到高階主管都會使用到，身為傳統產業內部人員很多連電腦都沒碰過，對於已熟悉口頭或紙本溝通方式的人員來說，大部份皆無法適應新的作業方式，難免會遇到習慣改變而產生抗拒，經過內部多次溝通，人員心態調適與系統熟悉後，也接受新的操作方式」。

　　此外，吳特助也提到內部人員常忘記要上系統簽核表單，導致表單簽核時間拖延太久，經過鼎新顧問提醒，要多運用系統提供的查詢報表可了解表單審核狀況，定期主動追蹤主管簽核狀況，鼎新顧問並協同榮富工業資訊人員林定民先生對使用者溝通訓練後，榮富工員內部人員開始適應新的表單與流程，加上各單位員工配合度很高，也完全接受鼎新資訊系統的架構與邏輯，並在最短時間順利上線，使得系統導入的成效大幅提升。

　　現今榮富工業以鼎新Workflow ERP系統為主要核心，並藉由鼎新EasyFlow系統將公司流程建立標準機制，嚴格進行每一關卡審核制度，讓資訊更透明化，也提升全面的e化成效。

加速決策資訊透通，提升企業執行力

　　榮富工業一開始導入，以Workflow ERP系統中的採購模組的作業單據拋轉至EasyFlow系統簽核為主，包含請購單、核價單、客戶訂單、退貨單等單據，這些表單主要需經跨單位簽核、單量多，從登打ERP系統單據至透過EasyFlow系統簽核，主要為解決紙本列印成本及人工傳簽所浪費的時間外，榮富工業也透過EasyFlow系統控管單據中重要欄位的合理性，也能了解各部門內部作業流程是否有缺失之處，並給予流程調整，達到流程最佳化目標。

吳特助提到系統上線後感受到的效益如下：

1. 業務在外登打完訂單，總經理可即時掌握當日接單狀況、接單總金額等資訊，不用等到業務人員回到公司或打電話才了解訂單資訊。

2. 透過請購單設定流程中通知採購人員，可提早讓採購人員進行備料，已經無先前備料不足延遲客戶訂單。

3. 榮富工業內部人員可即時查詢或追蹤表單簽核狀況，隨時掌控流程動向及進度，避免作業流程的延滯。

4. 透過EasyFlow系統協助榮富工業建立標準化作業，控管人員輸入資料的正確性，讓錯誤率降低，節省資料校對的時間。

　　榮富工業導入EasyFlow系統的目標為加速簽核時效與提升企業內部的訊息溝通效率為主要訴求。透過鼎新顧問提供相關機械設備產業分享，來規劃流程以及表單開發應用。在輔導過程中指導資訊人員林定民先生開發客訴申訴處理單，原先榮富工業使用Microsoft Visual foxpro來記錄客戶申訴處理，但該系統無法擬定流程，需透過人員口頭方式請下一關處理人員上系統填單，因此無法即時追蹤目前處理的進度，亦無法統計出常受客戶的廠商。透過EasyFlow系統開發的客訴單可透過流程擬定及時通知各單位工作項目，協助員工清楚地掌握待辦事項與工作，業務也即時了解目前處理進度，以及後續能針對客訴資料進行分析。

下表為榮富工業林定民先生統計跨單位電子表單使用狀況：

▲表單使用狀況分析表(資料來源：榮富工業)

　　對榮富工業而言，目前以接單、生產至銷貨Workflow ERP表單為主，這些表單涉及跨單位簽核、需及時通知各單位工作處理狀況，例如訂單、請購單、核價單等。 

　　當業務當日接到客戶訂單後，會至Workflow ERP系統登打訂單作業，並由單位主管進行審核，並通知總經理、副總等主管當日接單狀況，業務也可透過EasyFlow系統了解訂單處理狀態追蹤。生管接到訂單資訊後，如庫房無備料，則會至Workflow ERP系統登打請購單，並透過EasyFlow系統由採購人員進行審核，因需支付款項所以皆需至總經理核決，當採購人員收到簽核同意，則會進行後續採購動作。採購人員填寫核價單並送至EasyFlow系統簽核時，方便採購主管審核價格是否合理，總經理也透過EasyFlow系統簽核時進行物料成本上的控管。透過EasyFlow系統解決以往紙本難以即時查詢表單紀錄資訊，也不易追蹤。現今透過電子表單管理，可著實記錄簽核意見、即時追蹤，各單位職責劃分也更加明確。

　　榮富工業在規劃新表單導入上線時，會先了解紙本表單格式及現況作業流程，並與會相關單位進行表單格式的調整，以簡化使用者填單並符合管理需求。當表單設計完成後，則開始試行該表單作業流程之合理性。透過這樣的模式，匯集內部人員提出的建議進行修訂，並讓內部人員了解表單上線目的與管理意涵。吳特助表示：「EasyFlow系統具有高彈性的表單開發，使開發人員能快速設計各類表單及流程設定來符合公司需求。」

異常管理，經驗傳承

　　榮富工業導入EasyFlow系統後，更有效控管作業流程，並確保每個組織的運作環結都得到監控與稽核，經營者能清楚了解到整體企業的營運狀況。

　　榮富工業在EasyFlow系統上完成客訴單開發，後續可追蹤客訴流程、並透過管理程式統計良率較低的供應商、客訴資料後續Q&A的應用、客訴產生費用統計。未來將持續開發製造通知單、矯正預防措施單等，希望可以透過表單記錄異常事件，解析異常事件發生原因與追蹤處理進度等，可將表單記錄進行歸納分析，未來內部人員面臨相同問題，可透過這些記錄了解當時處理的狀況，這些記錄可進行知識管理，也不會因人員交替而流失。未來榮富可以藉由企業e化，在企業運作上提升經營管理及效率的優勢。

▲感謝《榮富工業》接受鼎新電腦採訪。
右起為鼎新電腦E方案交付中心事業部顧問經理黃子豪、榮富工業資訊人員林定民先生、榮富工業總管理處特助吳佳徽小姐、鼎新電腦EasyFlow顧問師林嘉祺。

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