京晨科技資訊系統整合應用落實e化管理效益

因應上市櫃需求系統更新勢在必行

文：鄭琇文

京晨科技

發布時間： 2018-08-29 10:43:00

京晨科技為成功找方法不為失敗找理由

　　京晨科技股份有限公司(以下簡稱京晨)位於台灣大學創新育成中心內，自2001年開始投入國際貿易的領域，自行設計/研發產品並行銷全球。目前在美洲設有子公司，長期的合作夥伴遍布世界各地。至今仍持續全球化之佈局。

　　2004年，京晨跨入數位監控產業，致力於數位監控軟體的研發。研發團隊以台灣大學資訊工程研究所畢業的優秀軟體研發人員為主體，搭配上有豐富國際貿易/品牌行銷經驗的行銷業務團隊，開發出來的產品線包括網路數位監控系統、混合式監控系統、網路攝影機管理平臺…等等。

　　靠著堅強的研發與業務行銷團隊，京晨投入數位監控產業才數年時間，產品就已廣受國內外客戶的肯定，使他們陸續成為京晨的合作夥伴。但京晨並不以此為滿足，站在現在這個穩健的立足點上，不斷追求創新與進步。

因應上市櫃需求系統更新勢在必行

　　為因應明、後年公開上市上櫃的需求，京晨於去年底決議更新資訊系統，讓公司內部流程全面制度化、系統化。以往京晨是使用友商的小套裝軟體，僅能進行進銷貨存貨、成本紀錄等少數功能，且流程的控制點不夠周全。若要成為一家資訊公開的上市櫃，勢必要先解決公司的會計系統與流程控制的問題。

　　決定更新資訊系統之後，京晨做了許多評估：首先，因公司流程體系並不複雜，因此排除掉使用Oracle、Sap這類大型軟體；再者，目前台灣ERP領域最大廠牌ERP廠商即為鼎新電腦，且以往也曾使用過鼎新軟體，因此優先考量鼎新為合作夥伴。在鼎新各類型的ERP系統中，京晨認為TIPTOP ERP規模太大，而Smart ERP太小，考量到未來公司擴充性，最後選擇使用Workflow ERP。

資訊系統協助建立流程控制點整體運作更加合理順暢

　　系統導入前，京晨的部門劃分並不明確，每位員工都可自行採購，出貨流程也沒有一定的程序，因此京晨希望透由這次ERP更新，再配合公司的規章、制度建立控制點，達成流程標準化的目標。京晨科技財會處處長賴淑君(以下簡稱賴處長)笑著說：「建立控制點後，同仁也比較清楚自己的工作職掌，於整體運作上更為順暢。」而針對已被系統取代掉的工作項目，公司則期許這些多出來的人力、時間，可以運用在更多創造公司價值的事情(如：稽覆核、流程改善等)。

從模糊到清晰逐步克服系統導入遭遇之挑戰

　　系統導入過程中，由於鼎新顧問不了解京晨產品，而京晨對於資訊流程也比較沒有概念，因此合作初期雙方都非常辛苦。賴處長回憶道：「剛導入系統時，遭遇最大的挑戰即是BOM表的產出，經過顧問輔導程序及內部溝通花了好長的時間才釐清京晨所需要的並將BOM架構設立出來。」

　　BOM產出後，接下來所面臨到的則是使用者異動的問題，賴處長談到：「系統問題最常發生在財會部門中，因成本問題不會立即反應，往往都要等到月底結帳時才會發現錯誤。」雖然使用初期京晨已對所有員工進行操作教學訓練，但在人員交替時期，若交接無確實執行，下位使用者因不瞭解欄位的意義與邏輯而擅自操作，就會造成公司很大的困擾。

　　針對人員異動頻繁而導致的系統狀況，京晨的對策是請財務新進同仁至鼎新上ERP課程，讓同仁於操作前先有流程系統概念，而財會處也會彙總常發生之系統錯誤，跟各部門宣導與溝通，有了前人的知識經驗分享後，確實降低許多結帳問題。

　　除了財務部門外，其他部門也是以整體流程概念來進行教育訓練，讓同仁了解資訊系統的影響層面是攸關所有單位，因此在輸入任何資訊之前，務必要更謹慎才行。對京晨來說，此次資訊系統更新雖然影響廣泛，但賴處長仍非常高興得對我們說：「過程中我們其實沒有遭遇到太大員工抗拒的問題，也許是因為我們這產業對於資訊內容接受度較高，對ERP系統也有一定的認知，因此非常快速的就接受改變。」

系統資料整合再運用提高營運控管能力

　　系統上線後，許多資料、報表都可透由系統產生，大大節省工作時間。賴處長說：「以前需花費10天工作天結帳，現在將所有財務流程與觀念導入後(如：關帳、盤點…等)，只需5個工作天，連最終的合併報表都可一併產出。」且不斷對員工加強教育訓練後，資料可信度也大幅提升，現在公司財稅帳務合一，內稽內控也獲得有效改善。

　　除提高財務工作效率外，資料庫正確性的另一項效益則是展現在資訊部門上，賴處長說：「因可信度提高，因此MIS人員可將系統資料再進行整理、變化，產出更多對公司有益的報表。」舉例說明：目前京晨內部使用相當頻繁，也非常實用的一張報表「客戶應收帳款逾期報表」(Over Due)，就是MIS人員從系統撈取資料，再根據部門需求的調整而產生的，此報表可讓財務同仁一目了然所有客戶的付款狀況，針對逾期未付款之廠商將延遲商品出貨，大大提升公司帳款回收的安全性，也讓公司更精確地做好應收帳款管理；此外，還可將ERP資料庫結合EasyFlow，應用於收款沖帳作業，讓業務部門能及時回覆客戶匯入款，讓財會部門縮短應收帳款沖帳時間與提高沖帳的正確性。

京晨未來發展期許

　　京晨科技能領先群雄的原因，除軟體相容性高之外，其可接收的監視器數量也較多，能有效協助客戶節省監視費用。目前京晨業務80%外銷全球，未來因安全議題更受重視，估計此產業應會有更多正向的成長潛力。

　　但賴處長於訪談最後也提到，公司成長同時也須仰賴資訊系統協助，目前京晨僅使用到Workflow ERP的少數資料與功能，大部份的情況都是遭遇問題才去研究如何因應(如上述說的應收帳款系統)。這兩年來公司致力於上市上櫃事務，同仁們都較為忙碌，但期許未來能夠讓整個公司更加系統化，讓資訊系統可確實提升公司整體營運效能。

▲照片左起鼎新電腦莊安君顧問、京晨科技賴淑君處長、鼎新電腦許珊珊