科森複合材料內稽內控 邁入多角化經營

建立SOP 強化內稽內控能力

文：林忠平

科森複合材料股份有限公司

發布時間： 2018-08-17 10:53:00

集團管理

研製碳纖複合材料 輕量又環保

　　董事長周丁才先生於民國100年4月創立科森複合材料股份有限公司，秉持誠實務本，創新改革、服務社會的經營理念，朝向國際化、多角化的經營方向，持續開拓其他海外事業據點。目前產品聚焦於環保材質的複合材料(如碳纖維)，可運用在3C產品的外殼上等，主要強調其鋼性及輕量化，可取代鋁鎂合金、重複塑型再回收利用，減少地球資源浪費，並兼具環保功能。

▲科森串接流程並帶動跨部門溝通，提升內稽內控能力，縮短後端人員報表製作時間，提升工作效率。
感謝科森客戶接受鼎新電腦的採訪。科森管理部楊溢瑞協理(左三)、生產部 呂安洲經理(右三)、鼎新電腦專案經理林忠平(左二)、輔導顧問楊泓益(右二)

除舊佈新 改善作業程序，迎接大量訂單

科森複合管理部楊溢瑞協理(以下簡稱楊協理)提到，尚未導入鼎新系統前，公司面臨到幾項困難：

1. 當初導入的舊系統，是從財務角度切入，並沒有做一個完整的整合規劃，當接到大量訂單時，發現舊系統無法整合。

2. 舊系統沒有月結程序，當財務長或總經理需要財務資料時，同仁才開始彙整資料，人員需花費大量時間做出高階主管所需要的各項報表。

3. 銷售單位因客戶需求而有變化，導致內部作業與庫存管理無法同步整合，庫存數量無法精確控管，呆帳過高。

4. 最後，因公司員工組成多元化，更不乏從各大上市公司轉職而來，所以內部作業流程常有不同的意見與個人堅持，無法進行統一的規劃。

　　在公司不斷成長的前提之下，如果沒有更精準的報表及系統支持，上述各項困難會越來越嚴重，人員負擔也會越來越重，未來面對營運管理及資金運作更容易出現問題。於是科森開始積極找尋國內優質穩健的ERP廠商來協助公司解決困難，最後決定與台灣市佔率最高、擁有最豐富輔導經驗的鼎新電腦攜手合作，以期能更快速有效的掌握公司營運狀況。

建立SOP 強化內外稽核管理

　　透過鼎新完整的ERP及ERPII系統整體規劃及專業的顧問輔導經驗，引導科森各職能主管&Users充分討論，經由內部決議產出科森公司的標準作業流程(SOP)，以符合內稽內控(ISO)的規範。在科森夥伴與鼎新電腦的顧問團隊的共同努力下，目前已有明顯的導入效益：

管理挑戰

• 公司內部無標準作業流程，人員出錯機率高、新手人員磨合期長。

• 沒有月結程序，當有報表產出的需求時，同仁得花費大量時間來回溝通與確認資料。

• 前後端流程未整合，無法精確控管庫存數量及因應大量訂單，積壓庫存。

• 人工Excel計算出勤、薪資，耗時又容易出錯；亦無法跟上公司規模、人員擴增的成長腳步。

應用效益

• 顧問團隊協助產出標準作業流程及操作手冊，成為人員學習的依據，加速學習進度，減低學習成本。

• 每月10號準時產出對帳單，能立即產出報表，順利結算成本及總帳資料，明顯減低財務人員負擔。

• 流程標準化後，得依據流程執行，充分落實執行力、強化稽核管理，以符合內稽內控規範。

• 配合“品號再補貨建議表”與“LRP需求”，雙向控管原物料與庫存存量與備量，提升訂單達交率。

• 出勤紀錄、薪資計算電腦化，取代原本Excel計算方式；可彈性調整薪資公式，快速有效計算薪資。

1.制定標準作業流程，強化稽核管理：

　　在專案導入期，透過管理部楊協理的配合與要求，以平均的概念為本，進行討論，並接納ERP顧問所提出的階段性建議；日常的單據輸入作業，已能透過系統的規範及限制，達到流程改善、強化稽核管理、產銷協調、導入正規化的效益。另也改善了原本的訂單預測管理，利用系統管理機制，控管接單與生產進度，並準確管理料件的進出，提升庫存準確率。再者，內部對於標準作業流程是渴望的，透過鼎新顧問的建議，順利產出各項職能別的標準作業流程，讓內部人員進行日常作業時能有所依據，即時輸入單據；此外透由強化檢核，減少人員出錯的機率，有效減低後端額外調整的負擔。最後，依據標準作業流程，產出各單位的詳細操作手冊，不但可以當作企業資產，更能減低人員異動頻率或新進員工的學習成本，縮短接手人員的磨合期，讓新手人員更快上線。

2.落實月結程序，縮短財務報表製作時間，達成總帳控管效益：

　　由於導入鼎新Smart ERP系統之前並無月結觀念，以往產出高階主管需要的財務報表時，得花費大量時間來回溝通與資料確認。在現有的系統規範下，透過顧問的詳細解說與引導，讓財務人員了解月結的重要性，充分利用系統標準程序與報表，每月10號準時產出對帳單，並順利對帳完成。月結之後，能快速解決各項資料問題，順利結算成本及總帳資料，並立即透過系統產出高階主管所需要的報表，明顯減低財務人員的負擔。

3.解決料件單位議題，達成庫存數量準確控管效益：

　　透由顧問輔導解說與引導，讓使用者了解庫存、銷售、採購的特性，運用系統品號資料建立，提供單位換算功能，與製造雙單位；同時解決單位與呆滯料未處理問題，讓使用者可以清楚認知，不同的狀況應輸入何種對應單位，避免造成出貨疑慮，並能夠準確控管庫存數量。

4.完整流程整合規劃，準確控管業務接單與生產進度，準時達交：

　　經由輔導與內部當責人員的腦力激盪，按照平均的概念進行取捨，順利整合訂單、製造、採購，引導LRP物料需求；並依照管理需求，利用單據單別的功能，管理各項流程。此外規劃品號庫存補貨政策，配合“品號再補貨建議表”與“LRP需求”，雙向控管原物料需求與庫存安全存量與備量；再加上實際生產資料的蒐集，讓生產人員取得即時資料、控管生產進度，準確在交期內出貨，提升訂單達交率。

5.透過人資系統導入，讓薪資計算變的更彈性：

　　導入HR系統，順利將出勤紀錄、薪資計算電腦化，取代原本Excel計算方式。藉由系統的支持，未來公司規模擴增及員工數量增加時，將能持續進行有效及精確的管理，順利達成第一階段的目標。

複製成功經驗 為日後建廠助力

　　經過此次的系統輔導上線，在組織層面上，發現團隊能力，提升主管的責任感及執行力；在系統與流程面上，串接流程並帶動跨部門溝通，順利整合SFT，提升內稽內控能力，亦便於掌握、即時運用資訊，縮短後端人員報表製作時間，提升工作效率。未來在大陸廠區實際運作之時，期待複製台灣管理與生產模式的成功經驗，縮短建廠關鍵時間。也期望能將被動化為主動，提高執行力，讓公司全面e化、讓制度更加穩健，以達永續經營、業績蒸蒸日上的願景。

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