勝霖藥品－精進保健藥妝連鎖通路服務，提供資訊即時、精準決策

文：彭添吉

勝霖藥品

發布時間： 2018-10-23 17:20:00

進銷存管理 財務會計管理

       勝霖藥品股份有限公司，為上櫃公司--優盛醫學科技股份有限公司轉投資之子公司，主要業務為藥品、保健食品、美妝品、生活百貨品、奶製品、紙製品、婦嬰用品、醫療化工品之批發及

零售，實體販售通路為佑全保健藥妝店(佑全連鎖藥局)。

發展沿革

1987年：成立第一家門市。 
2000年：成立勝霖藥品股份有限公司 
2002年：成立佑全藥妝連鎖體系 
2006年：版圖中部向南、北拓展。共63家直營門市 
2007年：版圖中部向南、北拓展。共54家直營門市

　　佑全以專業Know how深耕市場，建立健康專業與品質信譽保證的連鎖通路。定位在專業醫藥、保健的諮詢，是全家人健康的顧問專家！佑全深信，客戶相信專業也重視健康，執著保健對生命的意義與價值！這正展現了佑全從心出發、關懷社區的LOHAS精神，目的就是希望顧客進門後所看到的、聽到的、買到的，都能浸潤在一個專業溫馨的氛圍中，享受購物的喜悅。這樣的用心，相信只要走進佑全保健藥妝門市，就能感受到！而當顧客需要的時候，佑全保健藥妝，就是顧客健康美麗的專屬顧問，如同社區健康服務中心一般。

　　佑全團隊啟動社區健康服務中心的希望工程，以「您健康的顧問」之企業精神，希望能成為顧客健康的好鄰居。發展出創新、專業的保健藥妝連鎖通路經營管理模式；冀引領國內保健藥妝連鎖產業經營邁進21世紀新領域，期望成為保健藥妝連鎖通路的第一品牌，做到想到保健藥妝就想到佑全。

1、該公司所屬行業之產業概況

　　連鎖藥妝店是一種具高滲透度之銷售通路，深入社區而有助於發展各項服務，目前之營運除現有之實體商品銷售外，其商品群之變化亦呈多樣性發展，而隨著各項服務功能的增加，連鎖藥妝店所能提供之生活機能益加完備，和消費者將更加緊密結合，使消費者到連鎖藥妝店消費之行為將會更加穩固，未來配合網際網路及電子商務發展，國內各連鎖藥妝店體系也正積極利用綿密通路、物流管理之優勢，規劃網路購物、電子商務後端 的取貨付款相關服務，藉由異業策略聯盟開創新服務領域，引進更多的商品及服務，發展多元化之服務，帶動該行業之成長。

　　價格促銷是當下連鎖藥妝店的主要促銷策略，加上連鎖藥妝店與量販店最大不同的特點－地理上的便利性，使得消費者漸漸養成到藥妝店購買便宜生活用品的習慣。

　　因生物科技的技術成熟，保健品進入通路販售，擴大了產品市場的推廣商機。使大型保健藥妝連鎖業成長率、規模及發展動皆能高於市場平均值。

2、該公司所屬行業之產業特性

• 商品結構中，總品項約近2萬商品數，其中20% 是化妝保養類產品，50%是健康醫藥用品，30%為日常生活用品

• 每一直營店均有自己的統編， 稅務申報上是進項總公司總繳，銷項是各分支機構申報

• 需了解每一直營店的損益

• 展店關店換店資訊快速建置需求

• 直營店所有的商品均需向總公司採購，區分一般品(總公司採購門市進貨)&常備品(總公司採購，進貨; 轉撥至門市)

• 物流營運模式(常備品)：供應商與總公司洽談商品上架販售事宜(簽口) 之後，即由總公司負責向供應商下單以備庫存，門市再向總公司下單，由倉儲物流中心負責檢貨、配送到全國各地的門市，讓消費者選購

• 物流營運模式(一般品)：供應商與總公司洽談商品上架販售事宜(簽口) 之後，即由總公司負責向供應商下單以備庫存，由供應商配送到全國各 地的門市，讓消費者選購

• 簽口(採購合約)形式複雜

• 不同供應商每週有不同的補貨週期(例:週一&週四)及負責的供貨區域

• 依補貨週期自動執行補貨， 產生採購單&轉撥單並上傳至供應商採購平台(每週約產出近1萬商品ITEM的採購單)

• 門市進貨每月約產出2萬商品ITEM的進貨單， 退貨約2千商品ITEM的退貨單

• 每月進退貨資料繁多， 對帳資料不易核對!

• 利用關貿網電子發票平台，自成一體系!

• 應付款項每月約近6千家次需處理， 利用ATM來自動付款

• 營業稅媒體申報， 每次申報量約40萬張的進銷項憑證

• 業中盤點需求

二、導入ERP的原由

　　　「勝霖藥品」導入ERP的原由，是冀望ERP系統可協助該公司制度流程建立及電腦化工具的應用，也就是管理與技術的結合，甚至對於新進人員訓練都將系統學習列為標準訓練程序，任何表單規章流程的改變都要考慮電腦上的可行性，由此可見「勝霖藥品」電腦化之深入及應用廣泛。所以當內外在環境迅速變遷，e化成為提升企業競爭優勢的關鍵因素時，資訊系統的選擇變得相當重要。將原本較小規模的MIS系統升級以符合快速變遷的外在環境是導入ERP的主要原由。公司希望藉由ERP的導入，統一所有的編碼、重新規劃軟硬體的整合、組織工作流程再造，垂直整合規劃企業的所有資源，達到資源分配最佳化的目標。

　　「勝霖藥品」期望ERP帶領整個企業運作電腦化、自動化，協助規劃企業運用各樣資源的最優策略，務求使企業能夠充分利用資源透過ERP完整的資訊系統，提供即時、正確及一致性的資訊，以做為管理者最佳的決策參考。

三、選擇鼎新Cosmos ERP的原因

　　由於「勝霖藥品」內部管理流程有其獨特性且行業屬性屬連鎖通路性質，一般套裝軟體較無法全然因應，故可以採用現行軟體進行客製化，如此可符合內控原則，亦可滿足產業特性，鼎新能滿足客戶客製化的需求並照顧到客製對系統的影響層面。鼎新 Cosmos ERP是一個以財務為導向、符合內稽內控的資訊系統，用來處理、運用及整合銷售、採購、固資和財務等整個企業的資源，也符合「勝霖藥品」的需要，而鼎新一系列e化產品之相關性與秉持一貫卓越的技術，專業服務的團隊，與客戶共同成長的精神，同時內建內控內稽循環架構的Cosmos ERP符合企業需求，再加上鼎新是國內專業的永續經營的ERP優良廠商，是鼎新雀屏中選的主要原因。亦對公司e化之鴻圖打下良好的基礎。

四、電腦化上線輔導的過程

• 95/12/15 初訪

• 預計上線日：96/7/1

• 實際上線日：97/01/01

• 輔導過程：

• 整個專案進度的進行，一開始時花費相當多的時間在轉基本資料及異動資料上，也因資料庫平台並非一致，導致轉換過程困難重重！

• 因匯入的異動資料延申後續問題，也因客製的需求量大，使得專案進度延誤，經協調專案變更至97/01上線!

• 在與客戶一起努力下，97/01如期上線！

• 針對客戶的行業特性，經重覆討論決議後完成如下的內容：

• 展店關店換店需求

• 與原Browse的pos資料擷取至後端拋分錄及營業稅申報

• 與供應商的AP運用ATM自動匯款及產生付款單

• 與關貿整合的電子發票平台

• 自動補貨功能

• 倉管撿貨功能

• 合約管理

• 門市新品採購/下架退貨/轉撥批次產生功能

• 業中盤點功能

• 進項憑證檢核功能

• 權限防呆控管功能

　　感謝「勝霖藥品」總經理、倪協理、鄭經理、潘副理及全體員工的全力支持，及電腦化成員的參與，盡心盡力，在整個輔導過程中，公司上下總動員配合鼎新顧問師接受教育訓練，完成各項專案之進度，各單位主管要求所有人員對鼎新系統無論是觀念或操作技巧上需相當熟練，在整個顧問輔導過程上充份支持與配合，總經理及倪協理的決心和全體員工的配合是「勝霖藥品」克服種種困難成功上線的關鍵。

五、上線效益

「勝霖藥品」ERP上線達成整個企業運作電腦化、自動化，舉凡會計科目、商品料號、固定資產、廠商代碼等，只要任何依符號或是數字來代表或象徵其他物品者，所有的編碼皆完成統一。目前ERP可整合各部門的運作，使企業業務更流暢，及時將合適的資源分配到所需部門。透過ERP完整的資訊系統，提供即時、正確及一致性的資訊，已可做為管理者最佳的決策參考。

　　上線以來，經過數次的檢討及調整，「勝霖藥品」電腦化的績效也慢慢呈現，資訊的共享及作業的一貫性，是電腦化最大的效益，避免重複的資料在各部門建立，來減少各人員的工作時間，進而提高工作的效率，減少錯誤率的發生。財務單位在查帳及稽核來源資料時，不必再從成堆的原始單據中尋找，經由電腦作業的查詢，很快就能找到所需的資料，應收應付帳款的結算迅速及正確性。各種報表的呈現，提高了管理上的需求，資料的及時性及正確率，也使得庫存資金的掌控，更加方便。

其產生的效益如下：

• 運用系統的防呆機制，有效的避免後續問題的發生，如：盤點底稿規範產出、使用者權限控管

• 展店關店換店需求：展店時需有一定的庫存， 關店時該店的剩餘品項需轉回總公司， 換店時由A店直接轉至B店， 不需人工費時的一筆一筆KEY-IN；節省大量的人力(每一店點至少7，8千品項)， 並防止人為的LOSE

• 與原Browse的pos資料擷取至後端拋分錄及營業稅申報：避免人工二次處理， 及維持資料流的惟一路徑， 確保資料的一致性；直接依POS的資料來產生銷貨收入分錄及營業稅申報資料， 簡化人工的KEY-IN

• 與供應商的AP運用ATM自動匯款及產生付款單：前端的立帳資料已正確無誤， 故可與銀行合作直接產出及依據銀行結果產生付款單；前端的立帳資料已正確無誤， 代表系統上線已到穩定狀態， 故可更自動化的來處理AP帳款， 簡化AP的資訊流與金流

• 與關貿整合的電子發票平台：因門市進貨每月約產出53600item的進貨單， 退貨約4550 item的退貨單， 故進項憑證多， 且需人工遂一核對， 耗人時且仍會有錯誤發生， 透過電子發票平台可免上述狀況發生；可節省人力並讓資料更正確

• 自動補貨功能：由系統依設定週期來自動產生需補貨的門市及總倉；直接透過系統產出採購及轉撥， 不需人工處理， 降低門市及採購人員的工作負荷

• 倉管撿貨功能：方便倉管依門市每日的常備品需求來備貨；不需再人工計算key-in， 可由系統來直接產生物流單位所需的資料

• 合約管理：由系統來控管合約上的相關資訊:送貨地點限制， 費用贊助(如:新店贊助，尾牙贊助，陳列費..)，前贈金，後贈金，進退貨物流費；採購人員可依系統來產生相關資料， 不需人工再額外處理

• 門市新品採購/下架退貨/轉撥批次產生功能：簡化人工逐筆key-in的困擾；採購人員可依系統來產生相關資料， 不需人工再額外處理

• 業中盤點：門市於營運中仍可透過系統來盤點；門市於營運中仍可透過系統來盤點， 不需畢店時再盤點， 可省下可觀的加班費用

• 進項憑證檢核：透過事先的檢核， 避免申報時才發現問題；透過事先的檢核， 避免申報時有問題， 而被罰款

六、結論

　　「勝霖藥品」身處於競爭激烈的產業中，必須要能迅速應付多變的市場環境，對於資訊系統的依賴是持續的。由於競爭環境的多變，企業的運作模式也會隨著時間而調整，再加上資訊科技的進步神速，使得企業需要的不僅是在一個時點上取得一套好的資訊系統而已。更重要的，是隨著企業持續的發展，該資訊系統能夠得到充份的支援而不斷的蛻變與進步。永續經營是軟體公司對客戶的最大保障，「鼎新」能提供客戶最大的保障，況且鼎新e系列滿足企業e化需求的Total Solution中的『電子商務之整合(E-BChain)』、『Easy-flow電子表單系統』、『知識庫管理(KM)』、『客戶關係管理(CRM)』，不但可以使其在市場中繼續保持高度的競爭力，同時對企業內部一般員工或是幹部的教育訓練，都能完全做到知識的分享與取用，進而加速企業本身的成長。資訊科技一日千里，資訊情報的競逐日益激烈，企業要成為永遠的常勝軍，唯有不斷的進步再進步，成長再成長。

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