大灃建立內部IT機制 滿足工時及成本分析需求

以Made in Taiwan亮點行銷全球

文：李毓寧、黃亦聯

大灃科技

發布時間： 2018-10-29 11:12:00

企業流程管理

        若產品要以客製化為基礎，採接單式生產，表示從原物料的採購、委外加工與廠內生產排程必須精準計算。此時系統資料的正確性扮演了關鍵角色！大灃科技李總經理表示，因公司的規模與業績逐年大幅成長，原本系統功能日漸不敷需求，資訊整合困難，無法計算實際成本。藉與鼎新合作導入Smart  ERP，改善了以往不足之處，同時方便管理階層獲取各項資訊，讓IT能跟上大灃快速的發展腳步。

人性化工業產品 深耕台灣、放眼世界

　　大灃科技為一專精於工業用無線遙控器的製造商，從產品的研發設計、生產製造到市場開發及銷售，有完整一條龍的組織規劃。公司的經營理念為立足台灣、放眼世界，目標為設計能媲美歐洲工業設計先驅的無線遙控器，更期許能自使用者的角度出發，研發更加貼近操作需求的工業產品，讓工業用無線遙控器的使用更加人性化，進而以台灣製造的亮點行銷全球。

　　因公司產品的軟硬體功能以客製化為基礎，產品均採接單式生產，為了能提供精準的交期，從原物料的採購、委外加工與廠內生產排程均需精準的計算，所以系統資料的正確性是不可或缺的。

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建立內部IT機制  滿足工時及成本分析需求

　　大灃科技李總經理表示，因近年公司的規模與業績均有大幅的成長，雖然原本已經有使用鼎新e-Go系統，但功能日漸不敷需求，各模組的連結性較低，且無法計算實際成本，造成資訊整合上的困難，所以想藉由這次導入Smart  ERP，讓公司大部分的流程都能納入系統中，以方便管理階層整合各項資訊，同時也能計算出產品實際的成本以及分析工時。    而舊有的系統公司內部並無專人維護，僅由技術部門人員兼任使用者權限的管制，若出現問題僅能透過客服協助。藉由這次機會，新成立了IT部門，並要求IT人員陪同所有使用者一起受訓，除了解系統使用以外，也能將實際流程與使用者需求一併整入，期能解決上線後的使用者問題及加強系統維護作業。

管理挑戰

• 因應公司規模與業績大幅成長，舊系統模組連結性低，功能日漸不敷需求。

• 無法計算實際成本與工時，且資訊整合困難，管理階層難以分析各項資訊。

應用效益

• 倉管查庫存帳時，能顯示對應的製令，可以快速且正確了解庫存異動狀況。

• 因報表的資料產出較為完整，故業務能大為減少製作報表所花費的時間。

• 生管用單一程式可清楚查詢產品所需料況，增加便利性且節省了許多作業時間。

• 因為工時格式統一輸入製程系統中，所以對工時統計及作業員績效管理很方便。

• IT能依隨時依個人需求自行設定串查功能，掌控跨部門資訊與工作進度。

• 管理階層能確實掌握跨部門資訊與進度，在交叉數據的查詢與比對上亦有相當大的助益。

系統建置合作無間 階段成果亮眼

　　此次專案是由新成立的IT部門主導，大灃科技PM黃亦聯表示，自己也是第一次擔任專案負責人，故導入初期的規劃著實花了不少時間；再加上原本的編碼原則已不敷使用，必須利用此次機會一併更新，更是加重人員的負擔，最主要的困難點與解決方法如下：

1. 品號資料與BOM表的重新建置：

　　編碼原則更新過程中，發現因原本建置於e-Go系統的品號基本資料較為簡易，故無法直接由e-Go轉入。為了趕上專案的整體進度，於是採分工合作的方式，由研發人員負責新舊品號的轉換，IT人員負責輸入資料，合作無間如期完成。BOM表的部分則是由鼎新黃秋琳顧問師協助，以程式批次轉入，大大的減低大灃的人員負擔。

2. 流程與觀念的重新制訂：

　　因人員均已使用e-Go相當長的時間，早已習慣操作邏輯，而Smart ERP較e-Go強大，將公司大部分的流程納入系統的過程中，許多流程需要重新規劃。加上兩套系統的連結性與邏輯均有不小的差異，初期使用者因為還未熟悉，比較難接受新的觀念與邏輯，於重新規劃時花了不少心力。但是PM在陪同使用者至鼎新上面授課程，再加上與講師的三方互動後，就能順利地規劃初步流程；先建置模擬資料庫，讓使用者上機練習，再利用兩次的模擬流程，順利確認流程，讓大家的觀念扎實。

3. 使用者的排斥與共識凝聚：

　　專案期間適逢公司業務的大幅度成長，致人員業務量增加。同時必須熟悉新舊系統流程與操作上的轉換差異，還得提播時間模擬練習，均讓使用者有不少的排斥。但大灃李毓寧總經理(以下簡稱 李總經理)表示Smart ERP必須如期如質的上線，這時後專案PM就必須扮演相當重要的角色，必須站在使用者的角色去看使用者問題並盡力排除，以降低使用者的負擔與提高互信感。

        此專案PM是由製程工程師轉任的，所以對製程與進銷存的流程較為熟悉，也比較了解使用者的實際需求，較能順利將系統結合實務，教導使用者系統的使用與正確的觀念，並且解決操作上的問題。

        後來導入的財務會計模組與舊有e-Go的觀念差異很大，再加上專案PM對財會作業完全不了解，以致產生瓶頸；在專案PM李總經理協助之下，先建立了財會的初步概念，才順利讓財會人員順利的操作及建立正確的觀念。而有些受限於系統本身功能，則是由鼎新顧問師協助做客製化的評估，再依需求修改程式，讓系統更符合使用者的實際需求；同時也利用專案會議來協調與解決跨部門配合的事項，讓使用者可以將專心於系統的學習與適應。漸漸地讓使用者從原本對系統的排斥，到慢慢接受，再到共識，最後如期如質的上線。

4. e-Go與Smart ERP併行一個月以及成本系統同時上線：

　　專案啟動時，雖然顧問師不建議新舊系統併行及成本系統一起上線，但李總經理覺得要做就一次做好最好，故決定新舊系統併行一個月，以及成本系統一次上線。在顧問師的協助下，順利於11月底將e-Go的庫存資料轉入Smart ERP，各使用者也將未結案的單據開帳入系統中。

        12月1日起需同時作業於兩套系統，此做法雖然會增加人員的負擔，但能讓使用者提前熟悉新系統與流程，並且發現需改善或新增的功能。由於之前所有人員均有至鼎新上面授課程，而且也事先建立了模擬資料庫可以讓人員做課後練習，再加上廠內已進行了兩次整體流程模擬，12月底經專案PM比對兩套系統確認資料相符，代表103/1/1成功且正式切換至Smart ERP，也能順利並正確的結算出成本，達成了李總經理如期如質及成本系統同時上線的要求。

　　而在系統正式上線後，各使用者除了已經了解本身需使用的模組功能外，也能因為系統本身各模組的關聯性及設定較嚴謹的權限，讓使用者知道與其他模組的關聯性，進而會去更注意自己建立的資料是否正確，若有發現錯誤，各使用者也都會互相提醒，除了確保資料的正確性以外，也讓公司各單位的連結更加緊密。

▲未來期望與鼎新長遠合作！協助將資料產出有效整合，讓管理階層能有效分析與運用，
 做為政決策的輔佐數據。《大灃科技電腦化導入小組-PM黃亦聯(左1)、李毓寧總經理(左6)》

作業效率提升 營運效能大躍進

　　系統正式上線後，各單位都能開始感受到新系統帶來的效益。倉管表示查庫存帳時，能顯示對應的製令，這是舊有的e-Go系統所做不到的，讓她可以快速且正確的了解庫存的明細帳；業務則表示現在報表的資料較為完整，雖然還是要轉出EXCEL後再做整理，但跟以前比起來，已經大大的縮短做報表所需要的時間；生管也感覺在導入系統後，用單一程式就可清楚的查詢到預計生產產品的所需物料料況，不像e-Go需轉出多張報表後，再自行比對，增加便利性且節省了許多作業時間，而且因為工時均統一輸入在製程系統中，這樣出來的格式均是統一的，對工時統計及作業員績效管理很方便。

        另外就是可以由IT依個人需求自行設定的串查功能，讓跨程式查詢資料方便許多；而對管理階層來說，導入新系統所帶來的效益又不一樣，李總經理就表示在導入後能更有效且確實的掌握跨部門資訊與進度，在交叉數據的查詢與比對上亦有相當大的助益。

        而在過程中，各部門人員的共同協作與配合，加上IT人員的問題釋疑，在導入後除了系統所帶來的效益外，更感受到同仁們藉由系統的操作，更對於跨部門在管理層面的觀念與思惟上往前邁了一大步，這個部份是非常難得的附加收穫，也代表公司又邁向另一個里程碑。

將資料轉換為有效數據 e化腳步不停止

　　雖然大灃科技已使用e-Go十個年頭，人員對電腦化有相當好的觀念與水準，但因Smart ERP所產出的資料很多，如何有效的整合這些資料，讓公司管理階層能有效的分析與運用這些資料，來做為公司政策決策的輔佐數據，是目前相當重要的課題。

        除了由公司內部的IT人員協助各部門人員與管理階層產出及整理相關報表外，也希望鼎新也能提供關於資訊整合更進一步的輔導，以利公司更能有效利用系統內的各項資料；而另一方面，也發現目前部份單據簽核過於繁雜，或是單據無留存紙本的必要性，故未來會朝電子化簽核邁進，以簡化簽核流程及減少單據的列印量。大灃科技期待並感謝鼎新能持續配合與協助，朝全面e化的目標邁進。 

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