盛昌科技建構標準作業流程管理與溝通更順暢

文：呂向澤

盛昌科技

發布時間： 2018-06-15 18:57:00

如何改變同仁過去仰賴紙本、電話跟催的作業習慣，是盛昌系統導入時最大的挑戰，感謝鼎新團隊的協助，讓公司流程標準化，透過系統一步步達到精實管理，落實管理在地化。

─盛昌科技林献義副總

　　盛昌科技位於越南平陽省，是台灣龍昌科技的子公司，以結合高科技和環保為宗旨，擁有先進的設備技術，提供快速交貨與最好的OEM服務。盛昌科技致力開發各類高容量和高穩定性的密封鉛酸蓄電池產品，如：汽機車傳統式電池、機車免保養式電池、電子免保養式電池、電動車電池、閥控密封式鉛酸電池..等，各類產品皆通過多國認證，客戶分佈世界各地。龍昌科技與盛昌科技以領先的研發技術和質量控制，提供高品質的產品滿足客戶，並成為此領域的領導者。

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管理挑戰

部門搭配常有重工、資料不一致等問題。
追蹤生產狀況常需透由電話多次跟催。
成本無參考依據，業務估報價困難。

應用效益

標準化作業流程，資訊產出即時且透通。
降低重工與錯誤率，提升工作效率。
資訊回饋更為即時，加速問題解決的時效性
1天之內計算出各類成本，協助業務估報價。
資料透明化與一致性，也達到辦公室無紙化的目標。
落實內稽內控，提早為上市櫃做好準備。

降低重工與錯誤發生，提升工作效率

　　未導入鼎新Workflow ERP之前，僅倉管部門在使用舊系統管理庫存，其它部門，如業務、採購、財務、生產等並未有效規範標準作業流程，導致部門搭配常有重工、資料不一致等問題。在服務支援方面，礙於舊系統供應商無法提供在地化系統語言介面，與越文客戶服務，遇到問題也只能愛莫能助。

　　藉由導入鼎新Workflow ERP的過程，盛昌科技訂定標準作業流程，透由系統把控各部門作業環節，不但使部門搭配更加密切，也解決協作重工的問題，資料不一致等問題也獲得改善。此外，鼎新電腦為協助在地化服務，當使用過程發現問題，也能直接撥打越南客服專線獲得解答。

系統導入所面臨的管理挑戰

1.主管與同仁對系統導入的知認不同

　　導入Workflow ERP的過程，雖然台籍主管清楚系統導入的目的與預期成效，但實際操作的一線同仁卻無法100%達到主管的要求，因此彼此認知差異成了Workflow ERP導入的阻力，為解決觀念落差，盛昌科技除了定期開會要求各部門落實資料建立外，導入初期還會安排IT窗口每日至各部門了解同仁使用系統的情形，並時時叮寧操作時要留意哪些事項，透過不斷的溝通與叮嚀才讓主管與同仁的目標一致，進而達成上線。

2. 同仁系統化程度不足

　　系統導入前只有部分人員有接觸過ERP系統，大多數同仁仍仰賴紙本或EXCEL記錄，因此操作上較為生疏，鼎新除了安排到府輔導與教育訓練外，盛昌科技也會安排訓練來提升人員的熟練度。

資訊產出更即時，主管決策更效率

1.制度標準作業流程，讓內部溝通更順暢

　　導入Workflow ERP之前，同仁只專注自己部門內的事，對於跨部協助、資訊銜接交互流通並不了解，導致訊息的傳遞並不暢通，透過本次系統導入，各部門主管與同仁更加清楚公司營運流程，彼此搭配更為順暢，也解決過去紙本溝通不即時不正確的問題。

2.資訊回饋更為即時，加速問題解決的時效性

　　過去使用舊系統若遇到跨部協作，必需依各部門需求重新建立資料、調整報表，除了增加工作量也容易發生資料輸入錯誤的問題。導入鼎新Workflow ERP後，系統整合各部門資料，讓資料建立不在重工，有效降低錯誤發生的機會，還能滿足各部門所需的報表格式，大幅提升工作效率。

　　由於，資訊產出更即時正確，主管在追蹤生產狀況時無需再透由電話多次跟催，只需登入系統便可查詢出目前訂單生產狀況，若發生問題便能立即提出解決對策，加快決策效率！

3.成本管理獲得控管，提供前線報價依據

　　在導入鼎新Workflow ERP前，缺乏產品資料，只能以期末庫存反推銷貨成本，業務報價也只能以使用材料的重量來估算成本，在無其他可參考的依據下，成本無法有效計算。鼎新Workflow ERP依據財務同仁實際生產、領用、人工、製費等資料，在1天之內計算出各產品成本，提供業務同仁在報價時有明確的依據。

主管支持與同仁配合是專案成功的關鍵因素

Workflow ERP系統導入的過程中有以下關鍵成功因素：

1.管理者的認同與全力支持

　　管理者的支持、決心與同仁的配合，是系統導入成功的關鍵！盛昌科技林献義副總經理於誓師大會明確指示公司全體同仁必需全力配合系統導入；在導入過程龍昌科技張世杰董事長也多次表明導入鼎新Workflow ERP的決心。此外，系統導入並非單一部門的事，需部門間協同作業，當專案任務與日常工作或部門間的任務指派發生衝突，管理者需即時調整公司資源給予指導或支援。

　　另一方面，系統導入也是作業流程的優化，同仁對於改變作業習慣難免產生抗拒，上級主管便需居中裁決或提供溝通協助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務與其他部門之間的關連性。

2.鼎新顧問和盛昌科技的密切配合

　　盛昌科技林秀姬小姐、羅秋莊小姐為本專案重要推手，每當導入過程發現無法有效落實時，都會隨時來電告知，鼎新顧問團隊也會在最短時間內一起參與討論，提出適合盛昌科技需求的解決方式。除了流程討論與訓練之外，更重要的還是督促同仁執行狀況，在雙方密切配合下才能即時提供協助，讓系統順利上線。

訂定標準作業流程為上市櫃做好準備

　　盛昌科技已從進銷存、生產段整合到應收應付總帳的使用，期望未來能藉由系統導入重新建立各部門間正面且有效的聯繫管道，期待系統落實後能帶給管理者更即時、正確且全面性的資訊。導入鼎新Workflow ERP不但提升盛昌同仁的e化素質，落實資料透明化與一致性，也達到辦公室無紙化的目標，更提早為日後上市櫃做準備。

　　導入鼎新WorkflowERP，讓資料透明、一致性，跨部門溝通也更為順暢，期望未來系統落實後能帶給管理者更即時、正確且全面性的資訊。