四海通食品透過批號追蹤生產進度不延宕

維持交貨品質美味版圖再擴大

文：黃思予

四海通食品有限公司

發布時間： 2018-06-15 10:21:00

自接手家族事業─四海通食品後，發現外銷訂單僅能用紙本記錄，且庫存不準確，臨時採購屢見不鮮；再者，因政府積極導入食品追溯制度，而擔心四海通無法提供管制範圍內的完整記錄…。因此，開始嘗試前從未使用過資訊系統輔助管理！現在的庫存準確率達95%，訂單資訊也清晰！

─四海通食品業務黃宥蓁小姐

將台灣的精緻美味真空運輸到世界華人區

　　四海通食品公司自1979年創立，主要從事黃豆及素食調理食品加工製造。有鑑於新鮮豆類食品保存不易，多年來致力於研發自動化生產設備，引進專用冷凍設備；同時對於黃豆食品開發與製程予以嚴格的品管，2013年分別通過ISO22000食品安全管理系統及HACCP食品安全管制系統認證，確保作業流程的標準化與精緻化。四海通食品公司產品以真空包裝，銷售台灣、美國、歐洲等華人地區，為來更將向東南亞、日本等地拓展，以誠信、安全、衛生的經營理念，更添世界對台灣食品的信心。

▲由左到右產品：滷味小干、凍豆腐、油豆腐。
四海通全年將食品出口台灣、美國、歐洲等華人地區，並不斷地擴大美味版圖。

管理挑戰

外銷僅有紙本記錄訂單項目、數量、交期等，須人工逐筆查詢，
無力控管庫存數量，經常於生產到一半才臨時進行採購，因而延滯交期。
無法紀錄原料來源、前處理、生產、流通、運輸、銷售直到消費者的資料。

應用效益

建該品項的編碼原則，透過系統可同時產出對於ISO 22000的認證資料。
從原料到加工成製成品，都透過批號追蹤紀錄，維持每一項產品的品質。
帳務資料透過報表即時產出；領料、進料確實打單，使庫存準確率達95%。

國外返鄉接手家業決心改革管理制度

　　當天訪談對象為業務黃宥蓁小姐，提起2010年自國外返鄉後，隨即回到家裡投入四海通。原本僅有內銷出貨時會透過舊系統進行出貨單的產出，但外銷部分僅有紙本記錄訂單資訊（如訂購項目、數量、交期等…)，除了查詢上須人工一筆一筆對照實在不方便外，也因沒有控管到庫存數量，常常生產到一半才發現原料不夠臨時進行採購而延滯交期。

　　再者，近期國內食品安全事件頻傳，消費者和政府對食品品質與安全越加關注與重視，我國亦已開始積極導入食品追溯制度。由於管制範圍從原料來源、前處理、生產、流通、運輸、銷售直到消費者食用端，都需在各管制階段進行資訊的記錄。四海通先前沒有完整的系統進行記錄，而必須人工手動建立文件來進行ISO 22000的認證資料，執行上十分耗時及費力。初訪時，黃小姐便希望能透過ERP的導入，對公司的管理制度及文件處理進行有效的控管及改善。

從零開始一步一腳印完成產銷管理

　　四海通先前從未使用過系統來進行管理，對於品號需進行編碼也完全沒有概念，而面臨的第一個課題就是編碼原則。首先，由顧問說明編碼原則並針對食品業提出建議；並將四海通能透過品號管理的產品羅列出來，依分歸類建立起專屬的一套編碼原則，讓每項品項擁有屬於自己的身分證號碼。

　　除此之外，對於食品行業所重視的產品之追溯，黃小姐表示：「以前都需要額外進行每項的批號管理，事情一多就得常常加班處理ISO所需的文件，實在很費時又沒有效率，現在透過系統導入即可一併產出。」因此不管是從原料到加工成製成品，都透過系統上的「批號管理」清楚紀錄每項資料，並安排每項料號的複檢日，針對已過期的料號進行一個適當處理，維持對於每一項產品的品質保證。

　　而食品行業最核心的不外乎就是產品配方，相同地，四海通產品都有自行調配的獨家配方，但這對於四海通來說也是一大難題。黃小姐在一開始進行進廠輔導時就提及：「每次的加工過程，所加入配方的用料都不固定，而是依照該爐所加工的次數而定。」據此，輔導過程中決議透過此次的導入，進行每次加工配方比例的收集，抓取每次的用料約略值，在ERP中將分別依照每次的調配比例進行配方表的建立、每次廠內加工進行配方領料加上固定時間盤點，以保持庫存準確率。

資訊管理人性化時間能更有效運用

　　於ERP導入前期，顧問已向人員事先說明，在導入系統過程中可能使人員工作量變多，但導入後的效益卻可讓人員從系統中即時產出所需資料。四海通人力精簡，生產段人員多以年紀4、50歲的人員為主，「人員都是媽媽級或者就是外籍勞工」。黃小姐說：「要求她(他)們使用系統有點難為，只需要依照單子進行生產，領料時確實的記錄就好了。」因應人員的年齡及國別的關係，每個產品的批號皆以數字呈現，搭配製作簡單的領料登記表，由現場人員進行每次領料的記錄，每天下班前再由辦公室小姐輸入至系統。

　　另外，針對帳款管理的部分，黃小姐指出：「帳款的部分很難看出哪些是還沒收到錢？哪部分是還沒有進行付款的？以往老闆每次詢問時都須把計帳本拿出來進行查看，無法在第一時間告知。」這部分透過人員打單、每月依照結帳日結帳、並做應收帳款的沖帳，所有帳務資料就可以透過ERP中的報表即時產出，比起以往省時許多！

　　黃小姐同時表示：「因為確實將資訊輸入，從ERP中找出可以佐證ISO所需的文件（如：產品結構清單、製令明細表等…)，在此方面不需要再額外進行手動建立。」可以更有效的運用時間。