群聯管理智慧化支撐全球擴張佈局

e化升級實現「集中」與「整合」需求

文：蕭蕙君

群聯電子

發布時間： 2018-10-29 10:22:00

▲顧問適時、專業的建議及指導，讓TIPTOP發揮最大應用價值，順利上線；多語言、多幣別與多據點的管理設計，提供群聯「集中」與「整合」管理的需求，有助於在大陸、日本、馬來西亞等地的擴張佈局。 ─群聯劉秀琴處長

面臨企業不斷成長 e化升級勢在必行

　　群聯電子2000年11月成立於台灣新竹。從提供全球首顆單晶片USB快閃記憶體隨身碟控制晶片起家，群聯目前已經成為USB隨身碟、SD記憶卡、eMMC、PATA與SATA固態磁碟等控制晶片領域的領導者。2010年，群聯不但在全球銷售超過5億顆控制晶片，營收也達到一億美元水準。做為NAND快閃記憶體解決方案的供應商，並提供品牌廠商系統與OEM服務。

　　2009年開始導入鼎新TIPTOP GP，並加購BI商業智慧，其目的是為了能即時產出報表，讓企業能精準的掌握庫存了解損益。對電子製造業來說，ERP的整合性以及應用上的彈性是很重要的。群聯一路從鼎新WorkflowERP GP升級到鼎新TIPTOP GP，因兩套系統架構相同，故人員在系統轉換上沒有操作適應的問題，省去可能面臨的磨合期與適應期。本次接受專訪的群聯電子劉秀琴行政處長以及張淵富資訊副理表示，當原有的資訊系統建置速度趕不上企業倍數成長的腳步，則資訊系統的升級則勢在必行！

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▲群聯秉持著推廣新技術以及替客戶增加附加價值的想法，對於增加現有快閃記憶體產品功能的事業始終不遺餘力，持續不斷、致力於提供更高階的資料儲存解決方案。(圖片來源：群聯電子官網)

管理挑戰

公司不斷的成長，員工人數增多，應當簡化跨部門之間的工作流程。
報表需求越來越多元，向MIS人員提需求、透過撰寫程式產出較耗時。
結帳單據量龐大，計算需耗時一天甚至更久，財會部門常加班到深夜。
員工如果對財會報表不是很了解，必須手動調整，費時耗工。

應用效益

重新檢視每個工作環節，訂定作業標準，讓工作事半功倍，提升公司整體效能。
讓MIS與報表需求者間有效分工，讓分析報表能更即時產出、使用更便利。
系統升級後，成本約半天就可以結帳完成，加速作業流程，加班頻率降低。
成會人員每週每週準實產出試算成本，同樣的時間能做的事情更多。
BI商業智慧使報表定期產出、派送，讓管理者快速分析市場動態，精準決策。
報表產出速度加快，資訊流程不再卡關；庫存、損益能更一目了然、精確掌握。
TIPTOP系統提供了多語言、多幣別與多據點的管理設計，使企業做到「集中」與「整合」管理，幫助群聯在大陸、日本、馬來西亞等地的版圖擴張。

重新檢視工作環節整體效能大幅提升

　　在使鼎新TIPTOP系統前，群聯即為鼎新客戶。由於過往配合的過程中，專業的服務帶給群聯極大的應用價值，用心與努力促成了雙方再次合作的機會。

　　本次系統除升級TIPTOP外，同時導入了BI商業智慧。除了成本跟報表能更快即時產出，有助於公司針對庫存資訊、損益判斷外，帶來更大的轉變點在於工作環節的重新檢視。張淵富資訊副理(以下簡稱張副理)補充說：「當初升級時，一併選用BI的原因在於老闆要看的報表越來越多元，使用者提出需求後再透過MIS人員去做程式撰寫會比較耗時。為讓MIS與需求者間有效分工，讓分析報表能更即時產出、使用更便利，決定一併購買評估已久的BI系統。也因為公司不斷成長、員工人數變多，相對於以前組織簡單、人員數比較少時，跨部門間的合作能盡量簡化就簡化；但成長到一定程度之後就會發現，作業流程間若沒有因應得宜，許多事情勢必一定要再反覆檢討。」經由系統升級的契機，重新檢視每個工作的流程環節，訂定出一套作業標準，不僅讓工作事半功倍，更提升了公司的整體效能。

集結眾人力量加速上線流程

　　專案啟動後，群聯的團隊仍持續地做沙盤推演，把實務上可能會遇到的問題，設法擬定解決步驟；並灌輸員工正確的觀念。導入系統不僅僅是換一個工具，而是對工作流程的重新檢視，找出標準作業模式，讓員工依照流程來執行。因為大家對系統升級具有共識，更能凝聚團隊力量，一步步調整作業模式和落實專案規劃的每一個步驟。

　　顧問在其中扮演的角色是一個客觀的第三方力量，劉秀琴處長(以下簡稱劉處長)笑著說：「顧問可以主持正義！當員工意見相左的時候，通常會有另一派的聲音跳出來反駁說為什麼做不到？這時候我們只請專業的顧問出來，藉由第三方的力量取得共識。在導入的過程當中，檢視整個作業模式、相互配合，讓下一關抱怨上一關的情形不再上演」。此外，顧問適時的建議及指導，不但達到眾人需求，更讓TIPTOP能發揮最大的應用價值，以專業的知識跟經驗輔導群聯順利上線。

節省時間成本創造雙贏局面

　　群聯認為系統升級前後最明顯的差異就是：時間成本的節省。劉處長滿意的說：「以前很多工作必須用手動去更正調整，例如：財會結帳方面。若對報表不是很了解，則必須在人工跑過一次後，再手動調整；財會部門以前必須加班到深夜，現在因能提早3、4個小時完成工作，如果非結帳或旺季甚至晚上7點前就可以打卡下班了。」

　　因為員工工作效率提升，讓時間成本大幅縮減。張副理表示：「適逢結帳期，結帳單據量很龐大，依過往標準結算程序，執行成本計算往往需要耗費一天(甚至更久)；如果發現有問題時，還得再重頭執行一次，花費的時間不可計數。自Workflow升級到TIPTOP之後，整個成本結帳程序，相同的資料量大概約半天就可以結算完。當老闆要求每週提供一版試算成本供決策參考，成會人員再也不怕無法達到要求。」同樣的時間能做的事情更多，資訊化程度精準到位，著實為公司帶來效益與收益。

　　此外，BI(商業智慧)在群聯內部定位於強大資料庫的存取，並且持續資訊精化，報表定期產出派送，讓管理人員可以快速分析出資訊，進而提供讓決策者了解市場營運方向。由於報表產出速度加快，資訊流程不再卡關；庫存、損益能更一目了然、精確掌握，大大提升內部運作的效能。