打造增輝e化，讓藝品無限化

複製成功 事半功倍

文：黃致維

台灣增輝藝品有限公司

發布時間： 2018-10-26 17:25:00

企業流程管理

       台灣增輝藝品有限公司專營聖誕等節慶禮品飾品，成立近五十年，堅持品質、服務熱忱，獲得許多 客戶支持及愛護。 
面對新世紀的挑戰，新興企業崛起，台灣增輝藝品靠著優質服務與高品質產品，經營長久屹立不搖；不斷地透過延攬菁英新血、建立系統制度、及擴大經濟規模，發展出健全、高成長力的公司。

導入系統源起及企業問題

　　台灣增輝藝品因兩岸三地皆有分公司，許多表單資訊必須透過系統建立制度，尤其常用的客戶訂單、人事考勤申請單等各種類表單簽核流程問題，決定同時導入鼎新CosmosERP系統(解決訂單流程)、EasyFlow系統自製表單(解決人事類表單申請)並解決各類表單流程自動傳簽，以解決現況各類表單審核時需跨部門溝通不易、紙本傳遞簽核效率不彰、同仁無法清楚知道提出需求前須先準備哪些作業事項及因主管出差無法及時簽核，希望提高作業效率及審核制度等問題。

　　初期導入的情況，客戶窗口-卓秀容小姐本身是財務兼人事窗口，一人又要扛起此鼎新系統上線的重責大任，又須兼顧本身單位工作，負荷量大加上內部其他單位同仁準備系統相關資料不積極，導致輔導導入時有重重的阻攔。但在顧問的引導建置下，授予窗口良好的操作及管理觀念，並有老闆的強力支持，最後仍在目標上線日前輔導完成。

　　系統上線後，一般使用者一邊用一邊學習過程中，慢慢發現系統管理的好處，諸如提升工作時效、節省時間、流程透明與方便查詢等。且系統上線的初期為了避免使用者對於從原來紙本模式轉換到系統操作模式而感覺不適應或有反彈聲浪，顧問建議上線表單先以一般使用者最常使用的表單，例如：請假單、出差單等，讓員工迅速進入狀況，快速感受到無國界申請表單及主管簽核的便利性，慢慢接受並享受自動流程管理的甜美果實。

　　客戶窗口-卓秀容小姐因在其他公司有使用系統經驗，所以非常了解表單流程智能化的重要性，便首先導入人事類表單如:請假單、加班單等，以上表單設計系統管理者只要透過系統步驟一一設定動作即可設計完一張表單；並透過EasyFlow的報表設計精靈設計列印申請完成的表單，而總經理也提出ERP表單進行電子簽核整合需求。

　　表單建立的是公司運作的開端，表單傳簽是為了讓公司運作更穩固，而許多的表單可以結合成資料庫，變成公司最強有力的知識庫；再搭配EasyFlow簽核系統自動傳簽功能，落實審核制度，無國界的溝通讓簽核更快速及表單自動歸檔。透過表單追蹤管理的搜尋引擎，方便同仁快速搜尋表單資訊以提升工作效率，歷史表單資料有效提升同仁的作業知識，並透過個體消化吸收後增長同仁智慧，創造公司與員工雙贏的局面。

複製成功 持續資訊化、自動化

　　台灣增輝已經慢慢延伸EasyFlow系統運用範圍，目前已完成請假單、出差單及ERP的客戶訂單、採購單。因表單E化的便利性讓同仁後續也可思考將負責表單進行E化，更可利用EasyFlow的管理程式做深度的統計分析，選取關鍵欄位等資料，讓管理者能夠依據資料進行內部流程檢討會議或進行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調整內部作業流程，朝深度使用方向進行。也期望未來公司可全面性資訊化，提供營運主管可得到正確的資訊，達到更寬廣的經營空間，在企業運作各方面得到管理及效率的優勢，鼎新也將持續站在輔助的角色，提供良好的e化顧問諮詢。

更多案例