文具大廠利百代導入HRM助力人資轉型及企業蛻變

文：張吟綺

利百代

發布時間： 2018-06-11 17:22:00

我們希望藉由系統對成本的管控，真正知道我們的成本在哪邊、浪費在哪裡，這樣我們才有辦法有效地管控，才有辦法去跟國外競爭。

─利百代張正昇協理

人情是利百代最大的優勢，也是最大的包袱。」張正昇協理破題點出利百代目前最難以處理的問題，也帶出了對導入系統後制度化管理的期盼。成立近70年的老字號文具大廠－利百代國際實業股份有限公司，在進入資訊快速流動的現代社會後，不僅深感紙本化作業的不足，對於節節攀升的成本更難以招架；另一方面，政府不斷調整、翻修的勞基法令，也讓利百代疲於奔命，決心攜手鼎新、走向資訊化之路。

▲明年將過70歲生日的利百代國際實業股份有限公司，可說是台灣文具史的活歷史。(利百代提供)

▲自1948年前，利華文具行(利百代前身)即已在台灣「陪著你長大」。(利百代提供)

　　成立於1948年，利百代從自產自銷的初創期，到年營業額10億的文具集團，始終秉持著誠信踏實、研發創新的經營策略，以品質第一為自我要求，以自產文具、代理品牌及紙類為三大營利來源，期許成為辦公室的第一品牌。而利百代「陪著你長大」的口號，不只是廣告詞，更是利百代身為台灣文具業活歷史的最佳見證。

　　由於國際競爭激烈，利百代的獲利也逐漸變得困難。張正昇協理不諱言，正因以前都只看到前端的業績，未察覺隱形後端成本，甚至導致本業虧損。為了抓出被忽視的成本，公司決定導入鼎新ERP，希望能讓公司資訊即時且透明，並在制度化的管理及紀錄下，達到流程優化、精進經營的目的。而資訊化的第一步，就從導入鼎新HR系統開始。

▲利百代【戰勝一例一休】適法新思維，看利百代如何因應，迅速轉型！

紙卡作業計算考勤耗時費力錯誤多

▲總公司人資專員卓美如，為此次HR系統導入主要成員。

　　「剛到公司時，看到利百代的廠區考勤都用紙卡作業，每到月底要收集所有紙卡核算出缺勤、遲到及加班費，登錄在excel核算薪水後，再提供薪水總表給總公司財務部核發，平均需要三天正常工時及加班，才能完成結算的例行工作，真的覺得非常浪費時間。」總公司人資專員卓美如坦承，一開始對於公司的紙本化並不適應，而傳產不喜變動的特質，讓她在之後導入系統時，也遇到不少內部雜音。

　　電腦室資訊副理林明佳說，在利百代工作的人，年資都非常資深，對系統抗拒性也較重。HR系統上線初期，電腦室及HR部門總是有接不完的電話、尋求排除系統問題，如忘記帳密、怕key錯等。為求根本解決，電腦室及HR部門甚至直接到各廠區、在每台電腦上做安裝教學、安排教育訓練，盡可能協助基層人員降低恐懼及不安。即便如此，仍經過三個月的混亂期，系統才算平穩順利地成功上線。

　　中壢廠區人資專員劉千葒表示，導入系統後月結薪資，不僅人力節省一半，也只需要半天即可提供總表給總公司，出錯率更是大大降低。「將考勤查核分散到每天例行工作，即時透過系統了解異常狀況並追單，不僅可確保考勤準確性，也可避免員工忘記異常原因。」卓美如笑著說出使用HR系統的好處。

▲利百代共有「總公司」、「平鎮廠」、「中壢廠(桃園廠)」、「南港廠」四個區域，
原各有2位人資負責日常作業。圖為中壢廠。

因應新法限制加班系統卡控總時數

在一例一休法令新制下，利百代面臨了更嚴苛的考驗。「除了休假日加班費飆高2.714倍，及增加了特休假天數、造成人事成本暴增外，其最大癥結點是未放寬延長加班總時數，提供企業彈性運用加班的自主權。」財務經理林宇舜直指新法帶來的衝擊。除了增加的人事成本外，也因加班時數限制、產能降低，無法接下急單，直接影響營收。面對法令，企業雖無權修改，但仍可靠系統控管有效因應。

鼎新HR系統因應一例一休

因應狀況說明	企業管理優勢
(1)以「總加班時數卡控」、「一個月內2次加班總時數預警」、「主管簽核即時通知該員是否超過加班時數」等方式，控管加班時數	確實掌控合理人事成本，並可符合法令規定
(2)依據法令提供版更，縮短因應時間，並在複雜算法下，省去excel自訂公式的麻煩及錯誤	減少人資壓力，增加加班費計算之準確度
(3)勞檢到訪時，可快速匯出準確且合法之總表	縮短勞檢時間，也節省人資人員因應勞檢之心力

▲資料來源：匯整利百代專訪內容

　　利百代的薪資單也趁著系統導入做了更新，「員工會說『現在的那個薪資條變得很漂亮』！」人資專員劉千葒打趣又忠實地模仿著員工的反應。以往利百代薪資條是從excel表格裁下來的細條狀，沒有月份也沒欄目，更無從得知歷史紀錄。現在則可從每月薪資單看到出缺勤狀況、剩餘特休假等，員工也可自行進到EasyFlow系統查詢。人資專員卓美如表示，目前各區薪資制度已統一化、薪資單標示也很清楚，就算員工提問時，也能快速確認狀況。

即時掌控可用人力集團制度規章化

　　「導入HR系統對產線來說，有一個很大好處是能即時掌控可用人力、安排調度。」中壢廠副廠長蔡秀錦指明，透過HR系統可快速得知當日人力是否有即時調整的需要，才能確保產線不斷線。「連每天中午幫員工訂便當的流程，也一併被簡化許多呢！」人資專員劉千葒身兼廠務管理，在節省「點人頭」的工作後，更有時間可到現場關心員工的工作狀況。

▲利百代的核心價值，貼在中壢廠牆面上與員工共勉。

　　對利百代而言，系統化還帶來其他的附加效益－人事制度的規章化及集團式管理的整合。「如遲到的算法原本各區不同，經由鼎新陳孟羚顧問的流程梳理及建議，我們才統整成同一做法；此外還有差旅、薪資等規章，也都在簡化了人資日常作業後，由節省下來的原人資人力陸續建置定案，完成以前公司應做而未做到的工作。」人資專員卓美如說明。

　　「原先利百代配合各廠區當地狀況，分別有四、五個薪轉銀行，遲遲無法統一。趁著導入系統，特別與銀行談合作，以『免手續費』等誘因才讓員工願意改變原有使用習慣，也節省總公司財務的作業時間。」總公司人資專員蔡雅淳點出在走入集團化管理時來自各分立單位的抗拒，但利用此次整合機會，不僅將公司的制度及流程一併重整，也提高了人事作業的公正及保密性。

建置整合性資料庫提供經營者決策

　　林明佳資訊副理分析EasyFlow（電子簽核系統）與HR（人資管理系統）的結合，「除了減少紙本作業，更可配合行動簽核加速業務進行，讓基層使用者確實感受到系統的便利性；未來電腦室更可將介接ERP及HR等系統到EasyFlow表單中，使資訊系統累積出量化資料。在整合性的資料庫，不斷地利用數據管理及微調下，使簽單流程真正地被分析與優化。」

　　蔡秀錦副廠長認為，當人資可更精準且快速完成薪資計算等事宜，即是降低了人資人事成本。卓美如人資專員也表示：「我們還有很多想繼續推行的事務，比如說規劃教育訓練、健檢、員工福利、績效管理辦法，或者是離職、任用制度等，把節省人力時間拿來做對公司更有幫助的事。」

　　張正昇協理則從管理者的角度，期盼人資透過例行性的數據觀察，發現異常、即時回饋，更可在未來人員管理及升遷考核上，提供更具可信度的資料分析；財務經理林宇舜總結以上效益，認為導入人資系統後，除了透過統一作業提高HR部門行政工作績效、確保遵行勞動法令，更可進一步提供更完整數據資訊給主管做決策，最終達成組織獲利目標，滿足股東的期待。

利百代HR系統導入能如此成功，可統整為以下原因：

HR系統成功導入主因

(1)高層的意志力及力挺

(2)中階主管的支持與實質參與

(3)為提高使用者對電腦的熟悉度，系統流程須簡化、並採逐步開放，才能降低使用者排斥

(4)主導PM須督促關鍵使用者自主學習，並營造可提出問題的溝通氛圍

(5)鼎新孟鈴顧問細心學習進度，耐心回覆所有問題

(6)增加工作現場電腦數、並有專職人員教導使用

（資料來源：匯整利百代專訪內容）

　　蔡秀錦副廠長則建議，傳產若有資訊化需求，第一波可考慮導入與基層切身相關、經常需接觸的HR及EasyFlow系統，不只操作上較為簡易，習慣後也有助於再導入其他ERP系統。

▲與鼎新團隊的協同合作，為HR系統成功導入的主因之一。
(圖右至左為：劉千葒專員、蔡秀錦副廠長、卓美如專員、鼎新人員)

精準數據創造營收凝聚公司向心力

　　「我最大的期許就是統計數字能夠精準，才能算出需要多少人力、多少設備，才能幫公司創造最大的利益。」蔡秀錦副廠長希望未來在導入Workflow後，能在產能及成本的計算上，協助公司達到最大效益，也希望與電子簽核間的拋轉能更密切，加速管理時效。

　　對於利百代未來的資訊化藍圖，林明佳資訊副理說明，今年目標即是SFT及ERP的導入，為因應各廠不同工作形式，前期的流程梳理及定義就需花上不少時間，而HR及ERP的員工資料也須拋轉完成。在獲得完整數據後，明年度導入的BI才能做出有意義的決策分析。

　　「我希望透過數據及系統管控，呈現出真實數據。雖然真實成本可能是我們沒有辦法忍受的，但唯有當問題浮現，我們才能真正地去解決問題。」張正昇協理語重心長地闡述利百代資訊化的重要意義，也希望能透過數據分析看到背後潛藏的經營風險，提供經營者做為決策參考。對公司內部而言，則可因系統的資訊化及透明化，凝聚向心力，讓利百代每個人都為這個共同的家盡一份心力，一起控管成本。

　　利百代的e化之路，才剛起步。始於HR、目標是二年後進入決策分析的BI數據化經營。一家逾一甲子年歲的傳產公司，漸漸地走向全面資訊管理的轉型願景中，相信在鼎新團隊竭力地協助及合作下，利百代的蛻變將指日可待。

▲利百代導入團隊與鼎新顧問合影。
(圖右至左為：鼎新陳孟羚顧問、蔡雅淳專員、卓美如專員、林宇舜經理、林明佳副理、張正昇協理)