台霖生物科技-透過績效考核達成人力資源發展策略

文：謝惠珺

台霖生物科技

發布時間： 2019-01-29 16:53:00

「運用知識管理及發展創新技術，配合專業組培與生產團隊，台霖公司致力成為培植蝴蝶蘭產業的先驅」

台霖生物科技股份有限公司為台灣蝴蝶蘭培育銷售領導品牌，也提供病毒檢測技術、組培苗代工及代客尋花服務，成立於 1997年，為第一家進駐蘭花生物科技園區的公司，也是第一家將蘭花栽培技術結合生物科技的公司，業務範圍橫跨日本、歐美、東協等多國。台霖重視知識管理與技術創新，期望以原生蝴蝶蘭，發展最新的蝴蝶蘭產業，在國際快速競爭下永續經營，為台灣蘭業留下生機及提供更多就業機會。

重視資訊科技運用與管理議題的台霖，與鼎新一直都是資訊合作的夥伴，早在2016年即開始使用鼎新WorkFlow ERP、EasyFlow、BI、HRM等資訊系統，透過資訊化管理解決方案應用，鼎新支持著台霖持續穩定的開創蘭花王國。在人才培育與開發方面，台霖在產業中也是有著領導性思維，在2017年4月開啟了鼎新HRD績效考核模組的系統導入專案，著手將績效考核這門龐大的學問推展到資訊化階段。而對於人才的培養與重視，也得到了實際的認證，於2018年12月剛通過勞動部勞動力發展署TTQS評核殊榮，足見台霖對於人才培育與發展的用心。

制度確立-扎穩績效考核的根基

台霖的績效考核，在系統導入前就有完整的規範與辦法，員工於每年年底進行年度考核，依據不同對象規劃不同的評分流程；並且，除主觀的評分判斷外，還設計了分數須加上年度出勤記錄與獎懲記錄的客觀加扣分數；另外，為避免績效考核流於形式、評分缺乏區隔，台霖也訂定強制分佈規則，各單位優等員工僅可佔評分人數的5%，以確實呈現部門中績效顯著的員工。

而因應公司的績效考核制度，在行政作業上就衍生了很多的困難，系統導入前，每到年底對於原本就事務繁忙的人資而言，績效考核宛如一場硬仗：人資工作層面，每年度的考核都須列印大量的紙本評分表，人資忙於發放、追蹤、回收等工作，回收評分表後，須接著人工將大量的數據一張一張驗算、統計得分、同時也須驗證強制分佈比例、加扣考勤與獎懲分數、呈報主管審批等，所花費的紙張與人力都是公司成本；主管層面，當主管提出欲查詢歷年考核成績的需求，多須等待漫長的資料整理時間、或放棄查詢，也就等同於放棄了對於員工工作績效衡量與長期觀察的機會。

配合本次導入專案，鼎新顧問與台霖人資主管以及夥伴們，檢討了現行制度對應電子化的運作細節，做了小幅度的制度調整，其中包含了台霖原本受限於人工作業的繁雜，想進行卻沒有進行的360度績效考核概念，除上級對於下級的評分外，也加入了「同級互評」的機制，讓同儕的客觀角度可以反映真實的績效成果，綜上所述，台霖考核制度的特點共包含以下：

1. 針對不同層級員工設計不同評分流程

2. 最終評分結果依年度出勤與獎懲進行加扣分

3. 評分結果須經過強制分佈驗證

4. 導入同級評分

系統應用-HR強力支持考核的運作

針對台霖多元的考核規則與計算，系統應用層面規劃了不同的考核制度，可對應各職位層級的評分項目、評分指標與佔比、以及不同的評分關卡進行設定，透過前置作業的設置，啟動評分後，系統即會自動發送評分通知，依序提醒各階段評分人進入線上電子表單進行評分，只須登入線上平台，即可快速完成評分，透過線上表單的使用以及系統逐級通知，除了作業更有效率、降低溝通成本外，減少紙張的使用也讓台霖對於環境的保護盡了一份心力。

而評分過程中，對於進度的追蹤，系統也有顯著的效益；「追單很方便，只要從後台查詢就可以知道哪張考核表哪位主管還沒進行評分」，台霖績效考核負責人陳小姐對於評分過程中，原本繁雜的追蹤作業得到很大的改善，表達了強烈的認同；再者，評分中難以避免的特殊或例外狀況，也都能從系統中控制，例如退回已送出的評分表重新評分、臨時更換評分對象等，透過系統的輔助，人資皆可輕鬆應付！

評分人完成線上評分後，最花時間的統計評分作業，也是最主要的效益之一。待評分結束，只須在系統中一鍵計算，即可連結線上評分、員工歷年考勤、獎懲紀錄，得到分數與對應等第，解決原本須逐筆統計的困擾，原本光是評分統計作業時間就須一個禮拜，上線後約一天的時間即可完成。而所有階段完成後，最終評分結果也會自動連結員工資料，留下完整的評分紀錄，隨時可因應主管的要求查詢出歷年成績。

彈性規劃-量身打造的考核評分表

績效考核流程中，最關鍵的評分表單，在本次專案中亦針對台霖的需求量身打造。系統可使用EXCEL設計評分表樣式並匯入，根據公司考核需求，彈性訂定評分表欄位、顏色、格式等，透過系統評分表樣式的設定與應用，台霖不須擔心原本紙本評分表對應到線上評分表的落差，甚至也更完整的呈現了各項評分指標的說明與評分標準，使主管在評分時可清楚且正確的判斷與評分。並且，評分表中欲卡控必填的”評語”欄位，導入前因為紙本作業而難以要求，仍常遇到填寫缺漏的情況，導入後也透過系統卡控未填寫即不可送出而輕鬆達成，甚至經過近幾次的觀察，也發現因為電子化登打的便利性，評分者大多更用心的輸入評語讓上級審批，進而使評分更確實。

完成個人評分後，透過系統「考核結果確認」的流程，系統自動彙總各單位之評分結果，只需啟動線上流程，高階主管即可於線上統一確認各單位中每位員工評分結果、驗證強制分佈、並進一步調整得分，也大幅減輕了人資於評分結束後，須彙整供高階主管做最後調整的作業負擔。