禾原新能源資源統合勾稽串聯備戰上市櫃|鼎新電腦

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禾原新能源資源統合勾稽串聯備戰上市櫃

資訊前後勾稽串聯 全方位提升管理效率

文:許逸婷

禾原新能源

發布時間: 2018-06-09 12:15:00

企業流程管理 表單電子化

  禾原新能源股份有限公司創立於西元2000年,致力於拓展太陽光電應用市場的發展已十五餘年,生產包含:太陽能電池片、太陽能大小組件、IC晶圓片…等,以NEWSOLAR品牌開拓全球市場通路。追求經濟發展與環境保護雙贏為目標,持續秉持「誠信(Truth)、創新(Innovate)、速度(Velocity)」三大原則,同時結合生產鏈資源整合與策略聯盟合作模式,建立具有強大國際競爭力之團隊,樹立穩健踏實的科技形象,提供客戶最佳的品質保證。目前營運據點包含臺灣、蘇州及新竹工廠,並持續向國際擴展。


▲禾原新能源致力於拓展太陽光電應用市場的發展已十五餘年,
生產包含:太陽能電池片、太陽能大小組件、IC晶圓片…等。

因應公司發展佈局,選擇鼎新成為戰略夥伴

  近年來隨著公司不斷成長,對於作業流程效率的提升,表單資料的有效管理、前後端資料的勾稽等議題,林祺新總經理(以下簡稱林總經理)已經提前佈局,思考公司下一步的方向。「根據過去的經驗,了解ERP系統導入可以協助包含:流程化管理、人員作業精簡,以及財務報表產出等,皆有很大的助益,思考公司未來的發展,ERP的導入是必要的!」禾原考量過去使用經驗和後續公司上市上櫃的準備計劃,最終選擇鼎新作為導入ERP的合作夥伴。


▲禾原新能源參與ERP專案的同仁都感同身受,肯定系統的導入對於自己日常作業效率的提升。

 

  林總經理表示:「會選擇鼎新主要是因為過去的使用經驗,另一方面,評估未來需要的報表、流程、內稽內控的綜合需求,對於鼎新系統可以達到的效益有所期待,因此選擇和鼎新合作」。

管理挑戰

導入效益

出貨順序與進銷存管控無法即時回饋,歷史資料無法對接。

庫存報表即時回饋庫存資訊,協助掌握預計庫存量,系統資料勾稽,過往單據可清楚查詢。人員資訊溝通效率提升。

帳務查核時間耗時費工,前後端資料不明確。

內稽內控制度建立,前後端帳務串接嚴謹,縮短帳務結算時間。

客戶資料管理無法明確掌握,紙本資料維護耗時費工。

精確管理客戶資料,提高單據輸入準確率。

 

庫存資訊即時呈現,物料管理效率提升

  ERP導入後,對於庫存資訊的掌控更加即時,每週需要的庫存報表,從30分鐘的彙整時間縮減到只需5分鐘就可以產出完整的資料。在過去沒有ERP系統的作業模式,庫存資料透過EXCEL管理,定時要把銷貨、進貨的紙本單據回饋到EXCEL的庫存數量上,耗時又費工;導入系統後,紙本單據的產出源自於系統,在維護銷貨單或採購單的同時,也等同在進行庫存數量異動的紀錄,庫存數量準確也方便追蹤。

  「透過系統的庫存相關報表(庫存預計狀況表、客戶銷貨明細表、品號預計進貨表),可以很快地整理出目前庫存量、預計進貨量、預計出貨量等,可知道什麼時候要採購多少數量,也可立即回覆業務單位。」負責進行庫存數量管控的總經理特助尤小姐表示。

資訊前後勾稽,財務結帳資訊更完整

  相較於其他產業,對於從事太陽能「品牌通路」的Newsolar禾原新能源來說,資訊系統導入後最大的價值,是資料的前後勾稽與資訊串接。尤小姐:「因之前有使用ERP的經驗,歷史資料查詢簡便,但這裡所有的單據都沒有前端的單子可以追朔。」

  負責出貨的胡小姐也有感而發:「之前沒有系統作業時,發現出貨的料號和進貨的料號無法對接,需要翻找紙本核對,平均10張單子,大約會有2張單子會發生這樣的問題,遇到客戶退貨時也需找當初進貨的單據,來往作業耗時10分鐘,系統資料勾稽後,可直接查詢歷史資料,可以立刻知道採購時間,避免前後料號不一致。」

  另一方面,會計人員曾小姐在帳務查核上,從後知後覺,轉變成即時了解與更正,提高在帳務查核上的控管。「以往手工作帳於月底結帳的時候,才發現前端資料有異常,再去深究。之前的進銷存管理只管到數量,沒有金額,每每都要花上1~2天查帳。現在可以1個禮拜就查核一次帳,系統可以連結前端資料很方便,較有效率,結帳流程時間精簡許多。」

精進日常作業流程,強化同仁溝通效率

  系統導入取代原本需要將資訊重複輸入電腦的重工作業,資訊化的資料亦提升夥伴間的溝通。禾原新能源主要的存貨放置於竹東分公司,台北總公司負責管理出貨的胡小姐,在存貨的控管上採用先進先出法,必需於出貨通知單上決定要先出哪一批存貨,「沒有使用批號管理的時候,只好憑印象和經驗決定出貨優先順序,透過系統的批號管理,可以精準指定出貨順序,節省與竹東倉庫同仁來往確認的時間。」

  對於業務單位的同仁楊先生也有很大的幫助:「我認為工作量減化且資料處理更即時。例如客戶資料的整理,以往紙本客戶資料維護統一由我負責,但有些客戶資料我無法準確掌握;系統導入後,同仁輸入自己的客戶並負責維護。」在報價和訂單的處理上也更加方便,提高單據輸入準確率。

  禾原新能源參與ERP專案的同仁都感同身受,肯定系統的導入對於自己日常作業效率的提升。

各部門偕同合作,成功導入系統上線

  為了配合往後的上市上櫃計畫,達到資料的完備,以及ERP專案成本的考量,禾原新能源2015年6月份啟動的ERP專案,預計以1個月時間導入上線,並將2015年1到6月的異動單據補入系統。對於ERP專案要成功導入風險很高,提到當初的決議,林總經理補充指出:「除了要配合後續的上市櫃計畫,主要是因為今年1到6月份的單據都有完整保留,所以才決定要進行補入。」

  專案成員在學習系統、準備基本資料的同時,還需同時整理1到6月的補單資料,對於專案導入期間專案成員的付出和努力,林總經理和顧問團隊給予大力的表揚,鼎新許逸婷顧問師讚賞地說:「專案導入期間,為了掌握專案時程,得知禾原同仁假日會加班,希望能讓系統如期上線,這讓我很驚訝,成員願意這樣努力,真的很難得!所以也盡可能地提供及時的協助,幫助他們把任務完成!」

系統導入成功關鍵因素

1.高階主管支持與高度關注:

在ERP導入期間,林總經理除了將ERP導入專案列為會議固定報告的事項外,也陪伴著專案成員進行ERP操作的學習和流程擬定。

本次ERP PM許小姐補充說明:「我們留多晚,林總就陪我們留多晚,一開始系統上線,有很多流程問題要決策,有林總在,很多事情就可以立刻得到解答」。

2.專案成員積極參與:

「因為我們知道有系統之後,在資料的追蹤和日常作業都會更有效率!」許小姐表示。另外,林總經理也提供了專案成員努力的誘因,將鼎新ERP專案導入成功與否作為年度KPI,讓專案成員們對於工作的目標更加清楚有動力。

3.鼎新服務體系與顧問專業輔導:

除了專門課程及E-Learning外,鼎新提供很多的服務窗口,顧問除了協助禾原新能源進行流程與系統整體架構規劃外,因為考量專案上線的急迫性,盡可能即時回覆問題,並追蹤處理進度,讓專案兼顧品質與時間,順利上線。林總經理對於顧問的付出給予高度的肯定與感謝:「顧問在這段期間也投入了很多心力,常常會接到我們千奇百怪的問題,真的是很感謝顧問的幫忙!」

與鼎新攜手創造資訊系統價值,為精進管理紮根

  禾原新能源在上線後仍持續精進優化內部的作業流程,此次ERP專案的成果除了達到E化的效益外,對於禾原新能源流程優化的能力有所提升。林總經理對於E化的結果感到滿意,也對於本次專案成員的付出給予回饋獎金。禾原新能源ERP專案導入,在管理高層大力支持、專案成員的努力和頂新顧問的專業協助下,獲得了良好的成果。

  未來,透過本此ERP輔導上線的經驗積累,禾原新能源對於吳江廠的E化管理和管理優化,將邁向更上一層的里程碑。

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