香繼光實業 e化整合管理效益 落實企業再造
展現繼光香香雞的品牌新契機
文：顏濰騰
香繼光實業
發布時間： 2018-08-29 17:54:00
光亮傳承，建構高品質知名企業
香繼光於1973年創立於第一家門市現今已傳承第二代經營，是台灣頗具知名連鎖食品業者，目前全省分店已多達40多家，前幾年更跨足大陸二岸飄香。香繼光黃總經理傳承父親手藝，從生雞肉拆切、醃漬、保存、配送、入炸及調味等等皆有完善流程進行管控，並採用卜蜂、東峰等優質大廠當日產出的雞胸肉為主要食材供料，炸物成品不回鍋，對食品安全流程把關相當嚴謹確實。同時香繼光將近40年來對品牌及品質經營的相當用心，步入香繼光總部就可以從整體環境中感受到，讓人打破以往對於炸物店的陳舊觀念，令人耳目一新。
積極準備，落實企業再造
香繼光早期使用鼎新e-Go系統來做基本進銷存工作，外部則採用第三方廠商POS系統進行銷售結帳。2011年12月開始積極導入鼎新Cosmos ERP及HRM系統，同時整合第三方財務、人力、行銷管理顧問進行流程改造，希望讓系統與實際作業流程更能緊密結合，為企業注入新動力。在香繼光專案初訪時，黃總經理就表示為落實企業再造，勢必將現有管理制度、作業流程、人力、系統等做全面思考精進，且為因應將來產業規模迅速擴張，以現行公司管理模式勢必會緩不濟急，現在不準備，將來就會後悔，所有的工作都是勢在必行。
E化整合，提昇整體營運效益
香繼光E化整合導入有三大方向，做為本次香繼光提昇整體營運效益的目標。
第一首重將現行經營管理架構做調整，讓產銷能順利各自分工、成本帳務能更加通透完整。其中品牌公司專注行銷銷售、廠務公司做食材營運處理，在各司其職下更能專注本業，為公司創造更大營運績效、拓展更大商機。
第二過去鼎新e-Go與POS並無整合，必需以較多人工作業來進行打單，所需報表也多數由EXCEL整理產出較耗時耗力，未來需將現有POS系統與鼎新ERP系統進行異質系統整合，以迅速收集各據點營業戰情資訊並順利產出營運報表作為經營策略方向之參考。
最後需透過管理流程改造調整，將現行財務結構、管理模式、作業流程等做全面檢討精進，以達成降低營運成本提昇營運績效之效益。
痛點分析，展現系統多元效益
經過為期約10月個的輔導上線，香繼光成功導入Cosmos ERP、HRM系統主要有下列幾項多元整合效益：
1.雙公司別流程整合，簡化內控作業程序
香繼光將品牌銷售與食材廠務進行分工以二家公司實體運作，在系統標準上應各自獨立互不勾稽。但因每日品牌公司產生的訂單、採購數量極大，對內部作業人員來說負擔增加不少。為解決客戶痛點，鼎新顧問採用多角貿易概念，透過輔導客製將品牌公司採購單自動轉拋至廠務公司下單採購，廠務公司在完成作業之後將銷貨單轉拋至品牌公司做進貨確認。這樣不但符合內稽內控原則，同時也解決了人員在處理大量單據作業上的困擾。
2.資料分析客製解決異質系統整合難題
鼎新顧問透過輔導客製，將香繼光各分店POS資訊順利收集至鼎新Cosmos ERP並做資料處理彙整，包括成品日結明細、庫存用料換算、促銷組合換算、分錄總帳等等。鼎新顧問表示在前端第三方廠商POS資料定義差異及系統限制下作異質系統整合會頗有難度，其中用料換算在輔導中為較復雜之痛點。舉例來說：每項炸物每次所耗的油料、粉料、調料都會有少許落差，而這些耗料大都採重量計算，在扣料問題上確有難度。之後顧問透過客製將每天用料總量自動對應平攤至當日銷售的成品中，解決了香繼光收集成本及庫存用料的難題。
3.充份有效溝通降低專案管理風險
香繼光在本次企業再造中做了很多變革，也邀請了多位第三方管理顧問參與精進工作。為應因新的經營架構產出，鼎新需在專案範疇、時程、成本管控上做出應對調整，專案目標達成也會因此產生較多不確性，故在專案輔導過程中增加較多溝通管道及時間來降低專案管理風險。經過三方努力彼此教學相長，故能順利合作推動上線成功。
4.E化考勤驗薪簡化人事作業流程
香繼光在早期在人事排班、派班等作業都採人工作業處理居多，再加上分店班表變動性極大，人事成員不但要耗費很多時間核對，在後續薪資拆帳及獎金處理上也相當耗時耗力。鼎新顧問透過輔導及客製，將各分店出勤記錄順利收集至HRM中作統計，並輔導人事成員在系統中執行排班、派班作業，減少很多人工核對出勤作業時間，而薪資、拆帳、獎金計算也由HRM系統的考勤記綠及薪資公式自動滾算產出，以完成當月公司薪資及獎金，解決以往由EXCEL人工作業的不便與困擾。
5.正確產出即時統計資訊及高階報表
各式營運報表對市場流動性很大的食品業都來說，相對於製造業或其他產業來說更新速度要來的更快。舉例來說：單店營收狀況是否平穩?食材是否有報廢過多?分店人力不足問題?或是節慶促銷活動等等，這些資訊都可能需要即時回饋至總公司的財務營收狀況、分店銷售狀況、庫存週轉狀況、人力排班現況或促銷戰情等資訊，對管理階層來說極為重要。在上線後透過鼎新Cosmos ERP、HRM不僅可快速收集各分店戰情資訊及順利產出高階所需統計報表，未來更可以直接採用鼎新BI系統做無縫整合，製作出更多營運所需報表及即時資訊。
6.提供多元課程教育訓練資源及客服機制
鼎新提供24HR全天的線上學習機制及遠距離的焦點課程學習，另外有全省的知識學院提供實地上課學習評量，順利讓香繼光成員在輔導學習過程中的得到充份的學習，並達成熟練系統內化流程的訓練目標。鼎新也提供線上及電話客服機制，協助解決排除輔導過程或上線後所遇的問題，讓系統議題不積累ERP作業流程順利進行行。
眾志成城，共創產業新局
香繼光專案整合e化導入，有賴於黃總經理及詹財務長全力支持和參與下，的確讓很多待決議題能在很短時間內作出決策並縮短很多溝通成本，同時由於透過第三方管理顧問張會計師及鼎新顧問的協助，讓決策當下都能迅速對照內稽內控程序無誤，這是系統能成功上線的要因。
另外在財務、廠務、MIS、人事等各職能主管的努力下，基本資料建立及作業流程擬定都能順利推動及產出，其中成會李副理及MIS張副理為系統輔導問題積極協調溝通處理，讓議題能更快速得到解決並達成高階所需系統效益，在系統導入過程給了很大的助益。而香繼光在黃總經理親力親為的領導下，成員輔導及學習成效都保持良好水準，對系統的熟練及內化也都相當迅速，鼎新也由衷感謝香繼光全體同仁眾志成城的努力，讓專案順利成功上線達成任務。
鼎新非常榮幸有機會為香繼光服務，這次專案導入為雙方的都帶來不少的長成動力，在輔導過程也獲得不少產業的經驗學習，也深知還另有很多地方需要繼續努力。未來鼎新將秉持永續經營的精神，持續為香繼光資訊服務做堅實後盾，期盼香繼光在產業發展上無後顧之憂，也讓彼此攜手前進共創產業新契機。
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