陳業鑫律師解析 疫情三級警戒下常見勞資問題|鼎新電腦

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陳業鑫律師解析 疫情三級警戒下常見勞資問題

文:整理/陳祈廷

企業流程管理 人力資源管理 勞資問題 三級警戒 勞動事件法 特殊傳染性肺炎防治及紓困振興特別條例

台灣本土疫情於五月中急遽升溫,許多企業依據政府政策開始分流或是異地辦公,居家辦公、遠距工作將成為企業員工之日常工作型態。

 

企業 HR 該如何支持公司持續營運?面臨新工作型態,有哪些相關法令該注意?

 

業鑫法律事務所所長陳業鑫主持律師,針對現在的疫情,從政府發布三級警戒後可能會發生的勞資問題面向列出六點,以下為陳律師給予人資必要的應對策略與建議。

 

一、照顧子女

從雙北市長率先宣布停課到全國都停課,在這種情況之下,首當其衝的是小朋友不上課,

若沒有實施居家工作,還是得上班,員工要請什麼假,小孩如果未滿12歲,依法不能讓他獨自在家,所以員工還是有照顧小孩的需求。

 

這個是第一個階段,接下來就要討論到如果為了要避免染疫,沒有輪到進公司的就在家工作。像業鑫事務所從5月18日開始,所有的律師全部都是居家工作,只留三個秘書輪流,每個人每一天輪到一天進辦公室就負責收發。

 

居家工作,可能會是從現在開始的一個「新常態」,至少在可預見的期間之內,之後的情況會怎麼演變,所以HR要從居家工作的角度要做一個比較中長期的規劃。

 

到底爸媽要怎麼辦?第一個當然可以選擇用防疫條例的第三條的防疫照顧假,可以去請假照顧小孩,這沒有問題,尤其如果企業無法實施分流上班,且有工作無法居家辦公的,只能請假處理。

 

雇主沒有義務要給請防疫照顧假的員工薪資,要給薪當然很好,但是如果不給薪也不違法,只是說如果有全勤獎金的設計,不能影響到全勤,因為這是等於像天災一樣不可抗力,所以不可歸責員工,所以不能影響到他的全勤。

 

另也可請員工請特休,如果特休假也不夠用,又不想請防疫照顧假,可能可以考慮是不是之前你有累積了很多加班的時數,又還沒有領加班費,這個時候可以用這些加班時數來換補休,這也可以是一種方式,這個是勞基法32條之一的機制,是人資可以給同仁做參考的一個選項,這是照顧子女的部分。

 

二、居家工作

居家工作,企業與員工可以有一個協議,或者至少有管理辦法去做遵循。為什麼還是要有書面協議或是管理規範?

 

因為其實居家工作首先面臨的就是工作地點的變更,只要是工作地點的變更,對雇主跟勞工而言都是一個調動及風險點轉移的概念。

 

也就是說原來員工在辦公室上班,如果在辦公室工作期間發生的一切問題,原則上都會被認定為是職災。

 

但是如果現在是居家的話,要把這個工作地點做調整,很多公司其實很有風險概念,有去保雇主責任險或是員工的團體保險,都有相關雇主職災責任的保險給付的,將工作地點做這些調適的話,到時候再出現,比較不會有問題。大家的風險權利義務的切分也較明確。

 

陳律師表示,除了這些書面協議要有之外,很多HR的夥伴也會問他,居家工作到底要不要公司記錄工時,公司記錄怎麼做

 

其實在家工作,不是在放假,還是在工作,只是工作地點換成在家裏,依規定還是要有出勤記錄,這是勞基法30條第5項要求雇主做的。當然我們也知道跟一般辦公室用門禁卡或是用刷卡不同,在家工作無法做到。這就是為什麼居家工作的協議或者管理規範,就要針對這個公司的工時記錄方式重新去約定。

 

這個部分其實勞動部有一個「勞工在事業場所外工作時間指導原則」規定,它就開放了很多,包括可以用EMAIL或者遠端的打卡的方式,陳律師舉例,或者像現在很多公司以線上會議的軟體,要求每天大家上班的時間上線報告工作進度,也是一種可行的方式。

 

如一開始主管會開一個主管會議,在上面大家傳個訊息,也可以當做一個公司記錄,這個都很彈性的,都沒有問題,甚至有一些公司更嚴謹,要求員工去填工作日誌,到底今天主管交代你哪些工作,你完成了哪些,這個都可以來做一個公司記錄佐證。

 

第三個是在家工作可能以後面臨一個問題就是工資結構的變更,什麼叫工資結構的變更?

 

過去在沒有在家工作的時候,大家通勤上班,很多公司是有給通勤津貼的,不管是油料的補助,或者說加油卡,或定額去給付給員工。現在因為居家工作,顯然就沒有通勤的必要,或者起碼通勤的次數會減少,這個部分要不要做一些變更?

 

HR同仁要去規劃居家工作,沒有的通勤的津貼的需求之外,可能會有其他需求會跑出來。例如在家工作可能需遠端連線,因為居家工作支出的上網費用的津貼,這些最好都用白紙黑字補齊,因勞動事件法第37條工資推定規定的因素,若公司不跟員工不約定清楚,所有給付都被認定為是工資,會造成很多企業困擾,因此白紙黑字是必要的。

 

再來是資安,所以可能要求員工,要同意公司做遠端的線上查核或者遠端的監控,要知道說你上上班的時候登入公司的內網,然後你都是在做公司的事情,而不是在做其他的事情。另外是防疫措施,如員工每天的健康管理、行動足跡與接觸史告知等。

 

更多有關居家工作人資因應事項,請參閱陳律師所整理的懶人包:

http://bit.ly/2SDsLYz

 

三、員工染疫

陳律師強烈建議此向應該列為HR規劃應變策略的首位,尤其如何展開員工確診的應變。如果員工在公司也接觸到很多同仁,要如何去做這一些相關的應變計畫。員工確診可分為非因公與因公,非因公是請防疫隔離假,防疫條例第三條規定這時雇主可以不用給薪,但是如果雇主願意優於法律的規定給員工薪水的話,可以享有租稅的優惠,也就是在明年報今年的盈利事業所得稅,企業可以把給員工的薪水用乘以200%的方式去作為成本費用去扣除。

 

因公的話就屬於職災,員工因此要去治療去隔離,要請的就是工傷病假,而不是一般的防疫隔離假。工傷病假大家都知道就要給薪,後續如有醫療的需要的話,在醫療期間不能工作,依照勞基法第59條,雇主還是需要補償原領工資。

 

四、減班休息

目前很多行業受到疫情衝擊都停業或是減班,企業主為了降低成本,可能會遇到希望可減班休息。陳律師提醒,減班休息非雇主可輕易宣布,要經過勞資協商,並依照勞動部發布的規定依照雙方協商並取得書面協議,因肺炎疫情確認有影響收入,減少工時運行注意事項的規定去辦理。

 

要注意幾點事項,一是月薪制勞工所領的薪資不能於減班休息期間少於基本工資。二是實施期間以不超過三個月為原則;三是要請企業通報減班休息。勞動部也針對減班休息的勞工,推出了兩個計畫,一個叫做安心就業計畫,如果符合規定的去申請,它會補足你因此減少薪資的半數。以職業訓練或是上課補助方式的計畫,則為充電再出發計畫。

 

五、資遣解雇

疫情可能看不到盡頭,雇主在降低人事成本考量下可能須解雇員工,以維持企業持續營運。陳律師強調,在防疫特別條例或勞基法規定中,疫情並不是一個合法資遣解雇的事由,必須是疫情導致的歇業、虧損、業務緊縮與不可抗力停工一個月以上才算。企業也必須準備好資遣費,以及預告期與預告工資,另也得給員工謀職假,並有離職協議規劃與業務交接,陳律師也建議HR,能安排好聚好散的離職面談並達成合意資遣為佳,並依照就業服務法第33條的規定,要在離職生效日前10天做通報。

 

六、大量解僱

如果企業裁員規模更大,需要解僱的員工數更多,則企業需要注意的是需要預留60天的作業時間,因為要通報到主管機關,並準備解僱計畫書,附上相關財務報表,若是大量解僱條件沒談好,也可能會進行到勞雇協商的程序。

 

企業要預留60天的時間去作業,因為要通報到主管機關,需要寫解僱計畫書,要附上相關的財務報表,需要通知跟公告這個事,還有後續如果大量解僱條件沒談好,可能會有一強制協商的程序。

 

想了解陳業鑫律師和鼎新在數位因應上,關於疫情下勞資問題的詳盡解析。

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【線上活動】HR人資防疫應變教戰指南:http://youtu.be/Q7gAvgnOGeg


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